Guide dello Studio · Costo del lavoro

Assumere un dipendente: costo del lavoro e adempimenti

Assumere il primo (o l’ennesimo) collaboratore è una scelta strategica che va pianificata sul piano economico e su quello burocratico. Il punto di partenza è capire che la Retribuzione Annua Lorda (RAL) pattuita con il lavoratore è solo una parte del conto: il costo effettivo per l’azienda è sensibilmente più alto, mentre quanto il dipendente porta a casa (il netto) è più basso. In mezzo si colloca il cosiddetto cuneo fiscale e contributivo. Questa guida illustra, con un esempio numerico, come si passa dalla RAL al costo aziendale, quali sono gli adempimenti per assumere e gestire il rapporto, le principali tipologie contrattuali e la gestione del TFR.

1. Dalla RAL al costo aziendale

La RAL è la retribuzione lorda annua prevista dal contratto, di norma comprensiva delle mensilità aggiuntive. Su questa base si innestano gli oneri a carico del datore:

• RAL (comprensiva dei ratei di 13a/14a)
• + Contributi INPS a carico azienda (circa 28%-32%, secondo settore, qualifica e dimensione)
• + Premio INAIL (variabile in base al rischio della lavorazione)
• + Accantonamento TFR (circa 7,41%, pari a 1/13,5)
• = COSTO AZIENDALE ANNUO

Il rapporto tipico tra costo aziendale e RAL si aggira, per un impiegato o operaio, intorno a 1,35 – 1,45: ogni 100 euro di RAL costano all’impresa circa 135-145 euro, cui si aggiungono i costi indiretti (buoni pasto, welfare, formazione, dotazioni).

2. Contributi INPS, INAIL, TFR e ratei

Contributi INPS. La quota a carico del dipendente è in via ordinaria il 9,19% della retribuzione imponibile, che sale al 9,49% sulla parte eccedente la prima fascia annua di retribuzione pensionabile. La quota a carico dell’azienda comprende, oltre all’IVS, NASpI, CIG ove dovuta, malattia, maternità e fondi vari: indicativamente il 28%-32%. L’aliquota complessiva supera di norma il 38%-40%.

INAIL. Interamente a carico del datore, il premio dipende dalla classe di rischio della lavorazione: da valori molto contenuti (attività d’ufficio, sotto lo 0,5%) a valori elevati (edilizia, oltre il 7%). Si versa in autoliquidazione.

TFR. Ogni anno si accantona la retribuzione utile divisa per 13,5, circa il 7,41%, al netto dello 0,50% destinato all’INPS. Il TFR maturato si rivaluta ogni 31 dicembre con l’1,5% fisso più il 75% dell’aumento ISTAT.

Ratei. La tredicesima matura in ragione di 1/12 al mese (8,33%) ed è erogata a dicembre. La quattordicesima è prevista solo da alcuni CCNL (commercio, terziario, turismo) e si eroga a giugno o luglio.

3. Il cuneo fiscale e le misure 2025/2026

Il cuneo fiscale è la differenza tra il costo del lavoro sostenuto dall’azienda e la retribuzione netta percepita dal lavoratore. Dal 2025 l’intervento a favore dei redditi bassi e medi ha carattere strutturale e si articola in due strumenti:

• Somma integrativa non tassata per i redditi da lavoro dipendente fino a 20.000 euro, calcolata come percentuale della retribuzione: indicativamente 7,1% fino a 8.500 euro, 5,3% tra 8.500 e 15.000 euro, 4,8% tra 15.000 e 20.000 euro;
• Ulteriore detrazione IRPEF per i redditi tra 20.000 e 40.000 euro: importo fisso (dell’ordine di 1.000 euro) fino a 32.000 euro, poi decrescente fino ad azzerarsi a 40.000 euro.

L’IRPEF resta articolata su tre scaglioni: per il 2025 erano 23% (fino a 28.000 euro), 35% (28.000-50.000) e 43% (oltre 50.000). Per il 2026 è prevista la riduzione della seconda aliquota dal 35% al 33% (da confermare nel testo definitivo della Legge di Bilancio quanto a percentuale e soglia). Si applicano inoltre le detrazioni per lavoro dipendente (art. 13 TUIR), decrescenti al crescere del reddito.

Attenzione: gli importi, le percentuali e le soglie della somma integrativa, dell’ulteriore detrazione e delle aliquote IRPEF per il 2026 vanno verificati nel testo definitivo della Legge di Bilancio 2026 e nelle circolari applicative.

4. Netto, lordo e costo azienda: esempio (RAL 25.000 euro)

Impiegato con RAL di 25.000 euro (comprensiva di tredicesima), contributi datoriali indicativi al 30% e premio INAIL indicativo dell’1,5%. Valori indicativi: variano con CCNL, classe di rischio e situazione fiscale personale.

Il rapporto costo/RAL è circa 1,39. Vediamo il passaggio dalla RAL al netto:

In sintesi: l’azienda spende circa 34.700 euro, il dipendente incassa circa 20.500 euro netti (circa 1.575 euro al mese su 13 mensilità). Il cuneo complessivo è di circa 14.200 euro.

5. Adempimenti per assumere

1. Comunicazione obbligatoria (UNILAV) ai servizi per l’impiego, entro le ore 24 del giorno precedente l’inizio del rapporto.
2. Lettera di assunzione con gli elementi essenziali (mansione, livello, CCNL, retribuzione, sede, orario, periodo di prova).
3. Libro Unico del Lavoro (LUL): iscrizione e registrazione di presenze e retribuzioni, entro la fine del mese successivo.
4. Cedolino paga mensile da elaborare e consegnare.
5. Visita medica preventiva ove prevista, prima dell’adibizione al lavoro.
6. Formazione sulla sicurezza (generale e specifica per livello di rischio), DVR, nomina RSPP, eventuale RLS, DPI.
7. Posizioni INAIL e matricola INPS per la prima assunzione.

6. Tipologie contrattuali

• Tempo indeterminato: è la forma comune del rapporto di lavoro, senza scadenza. È la forma più stabile per l’azienda e per il lavoratore, e quella su cui si costruiscono i percorsi di crescita professionale.
• Tempo determinato: durata massima ordinaria di 24 mesi sommando proroghe e rinnovi; oltre i 12 mesi serve una causale. Previsto un contributo addizionale NASpI dell’1,40%, con incremento dello 0,50% a ogni rinnovo.
• Apprendistato: contratto a contenuto formativo in tre tipologie (qualifica e diploma; professionalizzante, il più diffuso; alta formazione e ricerca). Consente sotto-inquadramento fino a due livelli o retribuzione percentuale e aliquota contributiva ridotta, a fronte dell’obbligo di erogare la formazione.

7. Il TFR e la sua gestione

Il TFR è una retribuzione differita liquidata alla cessazione. Entro sei mesi dall’assunzione il lavoratore sceglie la destinazione delle quote maturande:

• Mantenimento in azienda (imprese con meno di 50 addetti), con accantonamento e rivalutazione annuale;
• Previdenza complementare (fondo negoziale, aperto o PIP).

Per le aziende con almeno 50 addetti il TFR non destinato a previdenza complementare va al Fondo di Tesoreria INPS. In caso di silenzio si applica il conferimento tacito al fondo previsto dal CCNL. Il TFR erogato è soggetto a tassazione separata.

8. Adempimenti periodici

9. Note operative e verifiche per il 2026

Questa guida ha finalità informative e non sostituisce la consulenza personalizzata: il calcolo esatto di costo e netto dipende dal CCNL applicato, dalla qualifica, dalla classe di rischio INAIL, dalla dimensione aziendale e dalla situazione fiscale del singolo lavoratore. I dati da confermare per il 2026 sono in particolare: la misura della seconda aliquota IRPEF e l’ampiezza dello scaglione; le percentuali e soglie della somma integrativa e dell’ulteriore detrazione del cuneo fiscale; le aliquote contributive di dettaglio per CCNL e settore; il massimale e le fasce contributive INPS rivalutate. Lo Studio Ponchio è a disposizione per la simulazione del costo del lavoro sul caso concreto e per la gestione completa degli adempimenti.

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