Guide dello Studio · Costo del lavoro

Assumere un dipendente: costo del lavoro e adempimenti

Assumere il primo (o l’ennesimo) collaboratore è una scelta strategica che va pianificata sul piano economico e su quello burocratico. Il punto di partenza è capire che la Retribuzione Annua Lorda (RAL) pattuita con il lavoratore è solo una parte del conto: il costo effettivo per l’azienda è sensibilmente più alto, mentre quanto il dipendente porta a casa (il netto) è più basso. In mezzo si colloca il cosiddetto cuneo fiscale e contributivo. Questa guida illustra, con un esempio numerico, come si passa dalla RAL al costo aziendale, quali sono gli adempimenti per assumere e gestire il rapporto, le principali tipologie contrattuali e la gestione del TFR.

1. Dalla RAL al costo aziendale

La RAL è la retribuzione lorda annua prevista dal contratto, di norma comprensiva delle mensilità aggiuntive. Su questa base si innestano gli oneri a carico del datore:

• RAL (comprensiva dei ratei di 13a/14a)
• + Contributi INPS a carico azienda (circa 28%-32%, secondo settore, qualifica e dimensione)
• + Premio INAIL (variabile in base al rischio della lavorazione)
• + Accantonamento TFR (circa 7,41%, pari a 1/13,5)
• = COSTO AZIENDALE ANNUO

Il rapporto tipico tra costo aziendale e RAL si aggira, per un impiegato o operaio, intorno a 1,35 – 1,45: ogni 100 euro di RAL costano all’impresa circa 135-145 euro, cui si aggiungono i costi indiretti (buoni pasto, welfare, formazione, dotazioni).

2. Contributi INPS, INAIL, TFR e ratei

Contributi INPS. La quota a carico del dipendente iscritto al FPLD è pari al 9,19% della retribuzione imponibile. Sulla parte eccedente il limite della prima fascia annua di retribuzione pensionabile si aggiunge un ulteriore punto percentuale (art. 3-ter del decreto-legge 19 settembre 1992, n. 384, convertito dalla legge 14 novembre 1992, n. 438), per un totale del 10,19% sulla sola parte eccedente. Per il 2026 il limite della prima fascia annua di retribuzione pensionabile è pari a 56.224,00 euro (4.685,00 euro mensili): l’aliquota aggiuntiva non colpisce quindi l’intera retribuzione, ma solo la quota che supera quel limite, con verifica mese per mese sulla retribuzione corrisposta e conguaglio a fine anno o alla cessazione del rapporto. Su una retribuzione annua di 60.000,00 euro l’aliquota aggiuntiva si applica a 3.776,00 euro, per 37,76 euro di contributo in più. Va tenuto distinto lo 0,30% di contributo per la cassa integrazione straordinaria a carico del lavoratore (art. 23, commi 1 e 1-bis, del decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 148), che è dovuto in funzione del campo di applicazione della CIGS in capo al datore di lavoro e non della fascia di retribuzione. La quota a carico dell’azienda comprende, oltre all’IVS, NASpI, CIG ove dovuta, malattia, maternità e fondi vari. Per il FPLD l’aliquota IVS complessiva resta del 33%, ripartita in 23,81% a carico del datore e 9,19% a carico del lavoratore. Per il 2026 il massimale annuo della base contributiva e pensionabile è di 122.295,00 euro e riguarda i soli lavoratori iscritti per la prima volta a una forma pensionistica obbligatoria dal 1996 e privi di anzianità contributiva al 31 dicembre 1995 (art. 2, comma 18, della legge 8 agosto 1995, n. 335), mentre il minimale di retribuzione giornaliera è di 58,13 euro. Le aliquote di dettaglio, che cambiano con settore, qualifica e dimensione dell’impresa, si leggono sulla circolare INPS annuale sulle aliquote contributive.

Testo aggiornato all’8 agosto 2026.

INAIL. Il premio è interamente a carico del datore e si versa in autoliquidazione. Non esiste un’aliquota unica: il tasso dipende dalla lavorazione assicurata, classificata secondo le Tariffe dei premi approvate con decreto interministeriale 27 febbraio 2019, e dalla gestione tariffaria di appartenenza (industria, artigianato, terziario, altre attività). Al personale amministrativo si applica di regola la voce di tariffa 0722 (attività di ufficio, call center e sportelli informatizzati), che ha classificazione autonoma rispetto alla lavorazione principale dell’impresa (INAIL, circolare n. 38 del 24 giugno 2025); per questa voce i tassi medi di tariffa sono fissati in 5 per mille per l’industria, 6 per mille per l’artigianato, 4 per mille per il terziario e 5 per mille per le altre attività, quindi ben al di sotto dell’1%, mentre le lavorazioni edili si collocano su valori di gran lunga superiori. Sul tasso medio incide poi l’oscillazione per andamento infortunistico, che determina il tasso effettivamente applicato: il valore da usare nei conti è quello indicato da INAIL per la singola posizione assicurativa territoriale, non un dato di media.

TFR. Ogni anno si accantona la retribuzione utile divisa per 13,5, pari al 7,41% (art. 2120 del codice civile). Da questa quota il datore porta in detrazione lo 0,50% della retribuzione imponibile ai fini previdenziali: si tratta dell’aumento di 0,50 punti dell’aliquota contributiva IVS a suo carico, che l’art. 3, ultimo comma, della legge 29 maggio 1982, n. 297 gli consente di detrarre dalla quota annua di accantonamento. Il debito verso il lavoratore scende così a circa il 6,91%, mentre il costo per l’impresa resta il 7,41%, perché lo 0,50% è comunque versato all’Istituto. Il TFR già maturato si rivaluta al 31 dicembre di ogni anno con l’1,5% fisso più il 75% dell’aumento dell’indice ISTAT dei prezzi al consumo per le famiglie di operai e impiegati.

Ratei. La tredicesima matura in ragione di 1/12 al mese (8,33%) ed è erogata a dicembre. La quattordicesima è prevista solo da alcuni CCNL (commercio, terziario, turismo) e si eroga a giugno o luglio.

3. Il cuneo fiscale e le misure 2025/2026

Il cuneo fiscale è la differenza tra il costo del lavoro sostenuto dall’azienda e la retribuzione netta percepita dal lavoratore. Dal 2025 l’intervento a favore dei redditi bassi e medi ha carattere strutturale e si articola in due strumenti:

• Somma integrativa non tassata (art. 1, commi 4 e 5, della legge 30 dicembre 2024, n. 207) per i titolari di reddito di lavoro dipendente con reddito complessivo non superiore a 20.000 euro: la somma si ottiene applicando al reddito di lavoro dipendente la percentuale del 7,1%, del 5,3% o del 4,8%. Ai soli fini dell’individuazione della percentuale il reddito di lavoro dipendente è rapportato all’intero anno: 7,1% se non superiore a 8.500 euro, 5,3% se superiore a 8.500 ma non a 15.000 euro, 4,8% se superiore a 15.000 euro;
• Ulteriore detrazione IRPEF (art. 1, comma 6, della legge n. 207/2024) per chi ha reddito complessivo superiore a 20.000 euro: 1.000 euro fino a 32.000 euro di reddito complessivo; oltre 32.000 e fino a 40.000 euro, importo pari al prodotto tra 1.000 euro e il rapporto fra 40.000 euro diminuiti del reddito complessivo e 8.000 euro, fino ad azzerarsi a 40.000 euro. L’ulteriore detrazione è rapportata al periodo di lavoro nell’anno; il sostituto d’imposta riconosce entrambe le misure in via automatica, verificandone la spettanza in sede di conguaglio (art. 1, comma 7).

L’IRPEF resta articolata su tre scaglioni. Per il 2026 l’art. 11, comma 1, del TUIR, nel testo vigente, prevede: 23% fino a 28.000 euro; 33% oltre 28.000 euro e fino a 50.000 euro; 43% oltre 50.000 euro. La seconda aliquota è scesa dal 35% al 33% per effetto dell’art. 1, comma 3, della legge 30 dicembre 2025, n. 199, che ha sostituito la misura del 35 per cento con quella del 33 per cento nella lettera b): la modifica è a regime e non ha toccato l’ampiezza degli scaglioni. Si applicano inoltre le detrazioni per lavoro dipendente dell’art. 13, comma 1, del TUIR, rapportate al periodo di lavoro nell’anno: 1.955 euro se il reddito complessivo non supera 15.000 euro, con importo minimo di 690 euro elevato a 1.380 euro nei rapporti a tempo determinato; tra 15.000 e 28.000 euro, 1.910 euro aumentati del prodotto tra 1.190 euro e il rapporto fra 28.000 euro diminuiti del reddito complessivo e 13.000 euro; tra 28.000 e 50.000 euro, 1.910 euro riproporzionati sul rapporto fra 50.000 euro diminuiti del reddito complessivo e 22.000 euro. La detrazione così determinata è aumentata di 65 euro se il reddito complessivo è superiore a 25.000 euro ma non a 35.000 euro (art. 13, comma 1.1, del TUIR).

Resta autonomo il trattamento integrativo dell’art. 1 del decreto-legge 5 febbraio 2020, n. 3, convertito dalla legge 2 aprile 2020, n. 21: 1.200 euro annui rapportati al periodo di lavoro, spettanti se il reddito complessivo non supera 15.000 euro e se l’imposta lorda determinata sui redditi di lavoro dipendente e assimilati supera la detrazione dell’art. 13, comma 1, del TUIR diminuita di 75 euro rapportati al periodo di lavoro nell’anno; per redditi complessivi tra 15.000 e 28.000 euro spetta, nei limiti fissati dalla norma, solo in caso di incapienza delle detrazioni ivi indicate. Avvertenza di metodo: aliquote, soglie e importi riportati in questa guida sono quelli vigenti per il periodo d’imposta 2026 e vanno riverificati a ogni legge di bilancio, insieme alle circolari applicative dell’Agenzia delle Entrate e dell’INPS.

4. Netto, lordo e costo azienda: esempio (RAL 25.000 euro)

Impiegato amministrativo con RAL di 25.000 euro (comprensiva di tredicesima), contributi a carico azienda ipotizzati al 30% e premio INAIL ipotizzato allo 0,4%, pari al tasso medio di tariffa della voce 0722 per la gestione terziario. I due valori sono esemplificativi e vanno sostituiti con quelli effettivi: l’aliquota contributiva varia con CCNL, settore e dimensione dell’impresa, il tasso INAIL con la lavorazione assicurata, con la gestione e con l’oscillazione della singola posizione. Anche detrazioni e addizionali dipendono dalla situazione personale del lavoratore e dal domicilio fiscale.

Il rapporto costo/RAL è pari a 1,378 (34.451,85 / 25.000,00), coerente con la forcella indicata al paragrafo 1. Vediamo ora il passaggio dalla RAL al netto:

In sintesi: l’azienda sostiene un costo di 34.451,85 euro, il dipendente incassa 20.489,91 euro netti, pari a 1.576,15 euro al mese su 13 mensilità. La differenza fra i due valori è di 13.961,94 euro, il 40,53% del costo aziendale: comprende imposte e contributi, ma anche l’accantonamento TFR, che è retribuzione differita e non prelievo. Va notato che con questa RAL il reddito complessivo resta sotto i 28.000 euro: la riduzione della seconda aliquota IRPEF al 33% non produce alcun effetto sull’esempio. Il beneficio compare solo oltre quella soglia, cresce fino a 440 euro annui (22.000 x 2%) a 50.000 euro di reddito imponibile e resta di 440 euro anche sui redditi superiori; per i redditi oltre 200.000 euro va però considerata la riduzione di 440 euro delle detrazioni per oneri introdotta dall’art. 1, comma 4, della legge n. 199/2025 (art. 16-ter, comma 5-bis, del TUIR).

5. Adempimenti per assumere

1. Comunicazione obbligatoria (UNILAV) ai servizi per l’impiego, entro le ore 24 del giorno precedente l’inizio del rapporto.
2. Lettera di assunzione con gli elementi essenziali (mansione, livello, CCNL, retribuzione, sede, orario, periodo di prova).
3. Libro Unico del Lavoro (LUL): iscrizione e registrazione di presenze e retribuzioni, entro la fine del mese successivo.
4. Cedolino paga mensile da elaborare e consegnare.
5. Visita medica preventiva ove prevista, prima dell’adibizione al lavoro.
6. Formazione sulla sicurezza (generale e specifica per livello di rischio), DVR, nomina RSPP, eventuale RLS, DPI.
7. Posizioni INAIL e matricola INPS per la prima assunzione.

6. Tipologie contrattuali

• Tempo indeterminato: è la forma comune del rapporto di lavoro, senza scadenza. È la forma più stabile per l’azienda e per il lavoratore, e quella su cui si costruiscono i percorsi di crescita professionale.
• Tempo determinato: durata massima ordinaria di 24 mesi sommando proroghe e rinnovi; oltre i 12 mesi serve una causale. Previsto un contributo addizionale NASpI dell’1,40%, con incremento dello 0,50% a ogni rinnovo.
• Apprendistato: contratto a contenuto formativo in tre tipologie (qualifica e diploma; professionalizzante, il più diffuso; alta formazione e ricerca). Consente sotto-inquadramento fino a due livelli o retribuzione percentuale e aliquota contributiva ridotta, a fronte dell’obbligo di erogare la formazione.

7. Il TFR e la sua gestione

Il TFR è una retribuzione differita liquidata alla cessazione. Entro sei mesi dall’assunzione il lavoratore sceglie la destinazione delle quote maturande:

• Mantenimento in azienda (imprese con meno di 50 addetti), con accantonamento e rivalutazione annuale;
• Previdenza complementare (fondo negoziale, aperto o PIP).

Per le aziende con almeno 50 addetti il TFR non destinato a previdenza complementare va al Fondo di Tesoreria INPS. In caso di silenzio si applica il conferimento tacito al fondo previsto dal CCNL. Il TFR erogato è soggetto a tassazione separata.

8. Adempimenti periodici

9. Note operative e riferimenti 2026

Questa guida ha finalità informative e non sostituisce la consulenza personalizzata: il calcolo esatto di costo e netto dipende dal CCNL applicato, dalla qualifica, dalla lavorazione assicurata INAIL e dal tasso applicato alla singola posizione, dalla dimensione dell’impresa e dalla situazione fiscale del lavoratore. I valori 2026 impiegati sono i seguenti: scaglioni e aliquote IRPEF dell’art. 11 del TUIR, nel testo modificato dall’art. 1, comma 3, della legge n. 199/2025; detrazioni dell’art. 13, commi 1 e 1.1, del TUIR; somma integrativa e ulteriore detrazione dell’art. 1, commi da 4 a 7, della legge n. 207/2024; trattamento integrativo dell’art. 1 del d.l. n. 3/2020; prima fascia di retribuzione pensionabile pari a 56.224,00 euro, massimale contributivo pari a 122.295,00 euro e minimale di retribuzione giornaliera pari a 58,13 euro secondo la circolare INPS n. 6 del 30 gennaio 2026; voce di tariffa INAIL 0722 secondo la circolare INAIL n. 38 del 24 giugno 2025. Restano da personalizzare caso per caso l’aliquota contributiva di settore, il tasso INAIL applicato e le aliquote delle addizionali regionale e comunale. Che cosa fare, in concreto: il datore verifica in busta paga il superamento della prima fascia mese per mese e regolarizza in conguaglio; controlla che il tasso INAIL usato in autoliquidazione sia quello comunicato per la propria PAT; conserva lettera di assunzione, comunicazione UNILAV, LUL, cedolini, prospetti di conguaglio fiscale e contributivo e la comunicazione INAIL del tasso applicato, che sono i documenti richiesti in caso di accesso ispettivo. Lo Studio Ponchio è a disposizione per la simulazione del costo del lavoro sul caso concreto e per la gestione completa degli adempimenti.

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