Servizi · Ferrara e Codigoro
Teniamo la contabilità di imprese individuali, società di persone e società di capitali e redigiamo il bilancio d’esercizio con i relativi allegati. È il servizio più continuativo dello Studio e, per come lo intendiamo, il meno rituale: la contabilità non è un archivio da riempire per l’Erario, è il sistema informativo dell’impresa, e il bilancio è il documento in cui quel sistema viene messo alla prova.
Chi cerca un commercialista per la contabilità di solito ha una di tre esigenze: registrazioni e adempimenti eseguiti puntualmente, senza doverci pensare; un bilancio corretto, coerente con i principi contabili e difendibile davanti a una banca o a una verifica; numeri disponibili durante l’esercizio, non undici mesi dopo, per decidere su un investimento, un’assunzione, un prezzo. Le tre esigenze si tengono insieme solo se la contabilità è impostata bene dall’inizio.
Lavoriamo su questo con procedure scritte, scadenzario condiviso e un contatto stabile per ciascuna posizione. Tuttavia nessuna procedura compensa la documentazione che arriva tardi o incompleta: la qualità del dato contabile dipende in misura decisiva dai flussi che l’impresa riesce a garantire, ed è il primo punto che affrontiamo quando prendiamo in carico una nuova posizione.
La prima domanda non è quale software usare, ma che cosa l’impresa deve poter leggere nei propri numeri. Un’impresa con più punti vendita, una con lavorazioni su commessa e una holding che detiene partecipazioni hanno lo stesso obbligo civilistico di tenuta delle scritture, ma esigenze informative diverse. Il piano dei conti, la codifica dei centri di costo, la gestione del magazzino e la separazione delle attività ai fini IVA vanno costruiti su quelle esigenze, prima che sulle esigenze dichiarative.
Sul piano degli obblighi, l’imprenditore che esercita attività commerciale tiene le scritture contabili previste dall’art. 2214 del codice civile — libro giornale, libro degli inventari, scritture ausiliarie e corrispondenza — e la normativa tributaria vi aggiunge i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili e, per i soggetti in contabilità semplificata, i registri sostitutivi. La scelta fra contabilità ordinaria e semplificata dipende dalla forma giuridica e dal volume dei ricavi, ma non è solo una questione di soglie: la contabilità semplificata riduce gli oneri di tenuta e rinuncia, in cambio, alla rappresentazione patrimoniale.
Verifichiamo quindi con l’imprenditore che cosa si perde e che cosa si guadagna nella scelta. Nella nostra esperienza molte imprese in contabilità semplificata scoprono di aver bisogno di uno stato patrimoniale nel momento peggiore, quando una banca lo chiede o quando occorre valutare l’azienda. Tuttavia l’opzione per la contabilità ordinaria comporta costi di gestione stabilmente più alti e va decisa sul beneficio effettivo, non per principio.
Riferimenti normativi: artt. 2214-2220 c.c.; d.P.R. 600/1973 in materia di scritture contabili; d.P.R. 633/1972 per i registri IVA
IVA in pratica · tutti i servizi dello Studio
Il bilancio d’esercizio deve rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria della società e il risultato economico dell’esercizio. È la clausola generale dell’art. 2423 del codice civile, e non è una formula di stile: quando una posta è controversa, è il criterio con cui si decide. I principi contabili nazionali OIC servono a dare contenuto operativo a quella clausola, e la loro applicazione va documentata, non presunta.
Le aree in cui si concentra il lavoro sono quasi sempre le stesse: la valutazione dei crediti e la stima del fondo svalutazione, la valutazione delle rimanenze e dei lavori in corso su ordinazione, la capitalizzazione dei costi e i piani di ammortamento, i fondi rischi e oneri, il trattamento delle operazioni con parti correlate. Sono le poste in cui il bilancio smette di essere una somma di registrazioni e diventa un insieme di valutazioni: ciascuna richiede un ragionamento, una fonte e una traccia nella nota integrativa.
Redigiamo il progetto di bilancio con lo schema previsto per la dimensione della società — ordinario, abbreviato o per le micro-imprese — la nota integrativa, la relazione sulla gestione dove dovuta e i verbali dell’organo amministrativo e dell’assemblea, e curiamo il deposito presso il registro delle imprese. Tuttavia il bilancio utile è quello che l’organo amministrativo ha letto e discusso prima di approvarlo: se arriva pronto sul tavolo il giorno dell’assemblea, ha assolto l’obbligo e ha perso la funzione.
Riferimenti normativi: artt. 2423 e ss., 2427, 2428, 2435-bis, 2435-ter c.c.; principi contabili OIC
revisione legale · società e SRL
Il ritmo dell’esercizio è scandito da adempimenti che non ammettono recupero indolore: liquidazioni IVA periodiche e relative comunicazioni, fatturazione elettronica e conservazione a norma, ritenute e relativi versamenti, dichiarazioni annuali, deposito del bilancio, adempimenti camerali. Ogni scadenza mancata produce sanzioni e, quel che pesa di più, sottrae tempo a lavoro più utile.
Gestiamo lo scadenzario in modo che ogni termine abbia un responsabile e una data di lavorazione anteriore alla scadenza, non coincidente con essa. Sui termini più critici — le liquidazioni periodiche e i versamenti — lavoriamo con un margine, perché il margine è ciò che consente di correggere un errore prima che diventi una violazione. Quando la violazione si è comunque verificata, valutiamo il ravvedimento operoso, che consente di regolarizzare spontaneamente con sanzione ridotta, tanto più contenuta quanto più tempestiva è la regolarizzazione.
Sulle scadenze pubblichiamo aggiornamenti nell’Osservatorio fiscale e manteniamo uno scadenzario consultabile. Tuttavia nessun calendario generale sostituisce la verifica sulla singola posizione: opzioni esercitate, regimi speciali, proroghe selettive e termini differenziati per tipologia di contribuente rendono il calendario di ogni impresa un caso a sé.
Riferimenti normativi: d.P.R. 633/1972 per gli adempimenti IVA; d.P.R. 600/1973 per ritenute e dichiarazioni; art. 13 d.lgs. 472/1997 per il ravvedimento operoso
scadenze e ravvedimento · fiscalità d’impresa
La parte meno visibile del servizio è quella che ne determina la qualità: come i documenti arrivano allo Studio, con quale periodicità, in quale formato, e chi risponde quando manca qualcosa. Una contabilità aggiornata al mese precedente e un’aggiornata a otto mesi prima costano allo Studio un lavoro simile; all’impresa danno informazioni incomparabili.
Concordiamo con ciascun cliente un flusso stabile: canale unico per l’invio dei documenti, estratti conto bancari con periodicità fissa, comunicazione tempestiva dei contratti rilevanti e delle operazioni non ordinarie, punto di contatto identificato da entrambe le parti. La fatturazione elettronica ha semplificato il ciclo attivo e passivo, ma non ha eliminato il problema: restano fuori dal flusso automatico le spese pagate personalmente, i corrispettivi non documentati da fattura, i finanziamenti soci, i leasing, le operazioni con l’estero e i rapporti infragruppo, che sono poi le aree in cui gli errori pesano di più.
Chiediamo inoltre di essere informati prima e non dopo sulle operazioni straordinarie: la cessione di un ramo d’azienda, l’ingresso di un socio, un investimento agevolato, un contratto pluriennale. Tuttavia siamo consapevoli che la richiesta è esigente per chi gestisce l’impresa ogni giorno, e per questo preferiamo un contatto periodico programmato a una disponibilità generica.
fatturazione elettronica · automazione amministrativa
Il bilancio guarda indietro e guarda all’esercizio nel suo complesso. Per decidere serve altro: margini per linea di prodotto o per commessa, punto di pareggio, andamento del capitale circolante, previsione di cassa a breve. Sono elaborazioni che si costruiscono sulla stessa contabilità, a condizione che sia stata impostata per produrle.
Realizziamo situazioni contabili infrannuali con rettifiche di competenza — ratei, risconti, ammortamenti pro quota, valorizzazione delle rimanenze — perché una situazione non rettificata è una lettura parziale, spesso ottimistica. Su questa base costruiamo, dove l’impresa lo richiede, una reportistica essenziale: pochi indicatori scelti insieme, aggiornati con periodicità fissa e commentati. La riclassificazione dello stato patrimoniale e del conto economico serve a rendere confrontabili esercizi diversi e a dialogare con il sistema bancario nei termini in cui il sistema bancario ragiona.
Il controllo di gestione ha inoltre una funzione che la riforma del diritto della crisi ha reso rilevante sul piano della responsabilità: l’imprenditore che opera in forma societaria o collettiva deve istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale. Tuttavia adeguatezza non significa complessità: per molte imprese di dimensione contenuta un assetto adeguato è fatto di pochi strumenti tenuti con regolarità, e un impianto sovradimensionato che nessuno alimenta è meno difendibile di uno semplice e funzionante.
Riferimenti normativi: art. 2086, comma 2, c.c.; d.lgs. 14/2019 (Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza)
crisi d’impresa · strumenti dello Studio
Contabilità e bilancio non vivono solo nel rapporto fra impresa e Studio. Vengono letti da terzi in occasioni precise: l’istruttoria di un affidamento bancario, una due diligence, l’ingresso di un socio, una verifica fiscale, un contenzioso societario, la nomina dell’organo di controllo o del revisore al superamento dei limiti di legge.
In quelle occasioni conta la coerenza fra ciò che il bilancio dichiara e ciò che le scritture dimostrano. Una contabilità ordinata e completa restringe il perimetro di ciò che può essere contestato in via presuntiva e consente di rispondere con documenti anziché con ricostruzioni. Prepariamo per questo la documentazione di supporto alle poste valutative — perizie, contratti, delibere, criteri di stima — nel momento in cui la posta viene iscritta, non nel momento in cui viene chiesta.
Tuttavia va detto con chiarezza che una contabilità impeccabile non impedisce un accertamento né garantisce l’esito di una verifica: riduce l’area del contestabile e migliora la posizione difensiva, che è cosa diversa da una garanzia. Sui profili di accertamento e contenzioso rinviamo alla pagina dedicata alle verifiche fiscali.
verifiche e contenzioso · guida alle verifiche fiscali
La contabilità ordinaria è obbligatoria per le società di capitali a prescindere dal volume d’affari. Per le imprese individuali e le società di persone dipende dal superamento di limiti di ricavi fissati dalla normativa e aggiornati nel tempo, con distinzione fra attività di prestazione di servizi e altre attività. Chi non è obbligato può comunque optare per il regime ordinario, e l’opzione vincola per almeno un esercizio.
La contabilità ordinaria rileva tutti i fatti di gestione con il metodo della partita doppia e produce sia il conto economico sia lo stato patrimoniale. La semplificata si concentra sulle registrazioni rilevanti ai fini reddituali e IVA e non restituisce una rappresentazione patrimoniale completa. La prima costa di più in tenuta, la seconda offre meno informazioni per decidere e per dialogare con banche e potenziali investitori.
Il codice civile prevede che il bilancio sia approvato dall’assemblea entro un termine dalla chiusura dell’esercizio stabilito dallo statuto, con possibilità di un termine più ampio nei casi previsti dalla legge e giustificati nella relazione degli amministratori. Dopo l’approvazione il bilancio va depositato presso il registro delle imprese entro il termine di legge. Il ritardo espone a sanzioni amministrative a carico degli amministratori.
Una volta approvato, il bilancio non si corregge riaprendo l’esercizio chiuso. Se emerge un errore rilevante, i principi contabili nazionali prevedono che se ne tenga conto nel bilancio dell’esercizio in cui l’errore è individuato, con informativa nella nota integrativa e rideterminazione dei dati comparativi. In casi particolari e con i presupposti di legge l’assemblea può revocare la delibera di approvazione e approvare un nuovo bilancio.
No. La fattura elettronica alimenta il ciclo attivo e passivo e riduce le registrazioni manuali, ma la contabilità comprende ciò che nessuna fattura documenta: movimenti bancari e finanziari, ammortamenti, ratei e risconti, accantonamenti, operazioni con l’estero, finanziamenti soci, rilevazioni di chiusura. La conservazione a norma dei documenti informatici è a sua volta un obbligo autonomo, distinto dalla trasmissione al Sistema di Interscambio.
Dipende dalla dimensione e dalla volatilità dell’attività. Per un’impresa con margini stabili e ciclo di incasso regolare una situazione semestrale rettificata è di norma sufficiente; per attività con marginalità sottile, forte stagionalità o esposizione bancaria significativa la periodicità trimestrale è preferibile. Il criterio pratico è la frequenza con cui l’imprenditore deve prendere decisioni che dipendono dai numeri.
Se state valutando di affidare a noi contabilità e bilancio, o se volete un secondo parere su un bilancio già redatto, scriveteci dalla pagina contatti: la prima cosa che facciamo è guardare come è impostata la contabilità e che cosa oggi non riuscite a leggere nei vostri numeri. Nella sezione strumenti trovate lo scadenzario, i calcolatori dello Studio e il preventivo online, utili per farsi un’idea preliminare dell’impegno e dei costi.
Vedi anche: Fiscalità d’impresa: imposte e scelte
Studio PonchioSTP