Guide dello Studio · Fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: guida pratica

La fattura elettronica non è più una novità: è il modo ordinario di documentare le operazioni in Italia. Eppure resta una delle aree in cui si commettono più errori formali, con conseguenze che vanno dallo scarto del documento alle sanzioni. Questa guida ricostruisce il funzionamento del sistema, i tipi di documento, i tempi di emissione, la conservazione e gli adempimenti collegati, con le attenzioni pratiche che fanno la differenza.

Nota sugli aggiornamenti: le norme e le misure sanzionatorie richiamate sono quelle vigenti alla data di aggiornamento della guida. Soglie, termini e specifiche tecniche del tracciato mutano con i provvedimenti annuali dell’Agenzia delle entrate e vanno riscontrati sulle fonti ufficiali prima di ogni applicazione.

1. Che cos’è e come funziona il Sistema di Interscambio

La fattura elettronica è un file in formato XML conforme alle specifiche dell’Agenzia delle Entrate, trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che funziona come un “postino” pubblico: riceve il file dal cedente, ne verifica la correttezza formale e lo recapita al cessionario.

Il percorso di ogni documento è sempre lo stesso:

1. Il cedente predispone il file XML e lo firma o lo trasmette tramite il proprio intermediario o software.
2. Lo SdI effettua i controlli formali (partita IVA esistente, codice destinatario valido, coerenza degli importi, formato dei campi).
3. Se i controlli falliscono, lo SdI emette una ricevuta di scarto: la fattura si considera non emessa e va ritrasmessa corretta entro 5 giorni, mantenendo data e numero originari.
4. Se i controlli sono superati, lo SdI recapita il file e restituisce una ricevuta di consegna (o di impossibilità di recapito, con deposito nell’area riservata del destinatario).

Il recapito avviene tramite il codice destinatario (7 caratteri) o la PEC comunicati dal cliente. Per i clienti privi di partita IVA (privati consumatori) si indica il codice convenzionale 0000000 e si consegna al cliente una copia analogica o in PDF, avvisandolo che l’originale è disponibile nella sua area riservata.

2. Chi è obbligato: la timeline

L’obbligo si è esteso progressivamente fino a diventare generalizzato:

Restano fuori dall’obbligo i soggetti non stabiliti in Italia e alcune fattispecie particolari. Va ricordato il divieto di emettere fattura elettronica via SdI per le prestazioni sanitarie rese verso persone fisiche, per ragioni di tutela dei dati sanitari: tali operazioni si documentano in forma analogica o elettronica extra-SdI. Il divieto non è più una proroga annuale: l’art. 2 del d.lgs. 12 giugno 2025, n. 81 ha eliminato dall’art. 10-bis del d.l. 119/2018 il riferimento ai singoli periodi d’imposta, rendendolo strutturale e quindi operante anche per il 2026. Il divieto si estende, ex art. 9-bis, comma 2, del d.l. 135/2018, anche ai soggetti non tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria, per le fatture relative a prestazioni sanitarie rese a persone fisiche. Resta fermo l’obbligo di trasmissione dei dati al Sistema tessera sanitaria.

3. I tipi di documento (codici TD)

Il campo TipoDocumento qualifica la natura dell’operazione ed è uno dei punti in cui si sbaglia più spesso. I codici di uso più frequente:

4. Tempi di emissione

• Fattura immediata: va trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Il campo “Data” del file resta quello dell’operazione, non quello dell’invio.
• Fattura differita: per le cessioni accompagnate da DDT o per le prestazioni documentate, si emette entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione, con riepilogo delle operazioni del mese.

Il rispetto del termine è essenziale: la data di effettuazione determina l’esigibilità dell’imposta e quindi la liquidazione IVA in cui il documento confluisce.

5. Reverse charge, autofatture e operazioni con l’estero

Nel reverse charge interno il fornitore emette fattura senza IVA e il cliente integra il documento con aliquota e imposta, registrandolo sia negli acquisti sia nelle vendite: l’integrazione si trasmette allo SdI con il codice TD16.

Se il fornitore non emette la fattura nei termini di legge, o la emette irregolare, il cessionario o committente non deve più versare l’imposta né emettere autofattura. Per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 deve comunicare l’omissione o l’irregolarità all’Agenzia delle entrate entro novanta giorni dal termine in cui la fattura doveva essere emessa, o da quando è stata emessa quella irregolare (art. 6, comma 8, d.lgs. 471/1997). Il termine decorre dalla scadenza di emissione, non dalla data dell’operazione: dodici giorni dall’effettuazione per la fattura immediata, il giorno 15 del mese successivo per la differita. Chi non provvede è punito con sanzione pari al 70 per cento dell’imposta, con un minimo di 250 euro.

La comunicazione si trasmette allo SdI con il tipo documento TD29, disponibile dal 1° aprile 2025. È una mera comunicazione: non consente di esercitare la detrazione dell’IVA sull’acquisto, va compilata con i dati dell’operazione richiesti dall’art. 21, comma 2, del d.P.R. 633/1972 e reca il codice destinatario a sette zeri; la rettifica si esegue con un nuovo TD29 di segno opposto. Il TD20 resta l’autofattura corretta in due sole ipotesi: il reverse charge interno non assolto dal cedente (art. 6, comma 9-bis, d.lgs. 471/1997) e gli acquisti intracomunitari o assimilati per i quali la fattura non arrivi entro il secondo mese successivo a quello di effettuazione, oppure arrivi con corrispettivo inferiore al reale (art. 46, comma 5, d.l. 331/1993).

Per le operazioni transfrontaliere il vecchio esterometro è stato superato: i dati si comunicano attraverso lo SdI. In sintesi:

• Acquisti dall’estero: si trasmette il documento di integrazione o autofattura con TD17 (servizi), TD18 (beni intracomunitari) o TD19 (beni da non residenti già in Italia), entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di ricevimento del documento.
• Cessioni verso l’estero: si emette regolare fattura elettronica indicando come codice destinatario XXXXXXX (sette X) quando il cliente estero non ha un canale SdI.

6. L’imposta di bollo

Sulle fatture elettroniche senza addebito di IVA di importo superiore a 77,47 euro è dovuto il bollo di 2 euro. Riguarda tipicamente i forfettari, le operazioni esenti, non imponibili, fuori campo ed escluse. Nel file XML va valorizzato l’apposito campo “Bollo virtuale”.

L’Agenzia mette a disposizione nell’area riservata due elenchi: l’elenco A, non modificabile, con le fatture che riportano l’assolvimento del bollo, e l’elenco B, modificabile dal contribuente, con quelle per le quali il bollo risulta dovuto ma non è stato indicato. Le modifiche all’elenco B vanno eseguite entro l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre (per il secondo trimestre il termine slitta al 10 settembre); l’importo dovuto è poi esposto nel prospetto dell’area riservata. Il versamento è trimestrale:

Opera poi una semplificazione legata alla soglia di 5.000 euro: se l’imposta dovuta per il primo trimestre è inferiore a 5.000 euro, il versamento può essere eseguito entro il 30 settembre; se la somma dovuta per il primo e il secondo trimestre è inferiore complessivamente a 5.000 euro, il versamento può essere eseguito entro il 30 novembre, senza interessi né sanzioni (art. 17, comma 1-bis, d.l. 124/2019, come modificato dall’art. 3 del d.l. 73/2022). La norma dice «inferiore a», mentre la guida dell’Agenzia scrive «non supera»: per l’importo esattamente pari a 5.000 euro conviene attenersi al testo di legge e versare alla scadenza ordinaria. Se la scadenza cade in giorno festivo, slitta al primo giorno lavorativo successivo.

7. La conservazione a norma

Le fatture elettroniche vanno conservate in modalità elettronica a norma per 10 anni. Non è sufficiente salvare i file XML su un disco o in una cartella: la conservazione a norma richiede un processo con marca temporale e responsabile della conservazione, che garantisca autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

L’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente il servizio di conservazione previa adesione all’accordo di servizio nell’area riservata: è una scelta pratica per le realtà piccole, purché l’adesione sia effettivamente attivata. Molti contribuenti danno per scontata la conservazione perché “le fatture sono nel portale”: è un equivoco frequente e rischioso.

8. Le sanzioni

Per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 valgono le misure riscritte dal d.lgs. 87/2024. L’omessa o tardiva fatturazione di operazioni imponibili è punita con la sanzione del 70 per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio, con un minimo di 300 euro (art. 6, commi 1 e 4, d.lgs. 471/1997). Se la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo la sanzione è da 250 a 2.000 euro.

Per le operazioni non imponibili, esenti, non soggette o in inversione contabile la sanzione è del 5 per cento dei corrispettivi non documentati o non registrati, fermo lo stesso minimo di 300 euro (art. 6, comma 2, primo periodo, d.lgs. 471/1997); se invece la violazione non rileva neppure ai fini della determinazione del reddito si applica la sanzione fissa da 250 a 2.000 euro del secondo periodo, alla quale il minimo di 300 euro non si applica. Sul versante del cessionario, la mancata comunicazione dell’omessa o irregolare fatturazione è punita con il 70 per cento dell’imposta, con un minimo di 250 euro (art. 6, comma 8).

In ogni caso, le violazioni sono regolarizzabili con il ravvedimento operoso, con riduzioni tanto maggiori quanto più tempestivo è l’intervento. Il caso più delicato resta la fattura scartata e mai ritrasmessa: per il fisco quella fattura non è mai stata emessa.

9. Errori frequenti e buone prassi

• Ignorare le ricevute dello SdI. Vanno controllate sistematicamente: una fattura scartata e non ritrasmessa entro 5 giorni diventa omessa emissione.
• Sbagliare il codice TipoDocumento, in particolare nelle integrazioni da reverse charge e negli acquisti dall’estero.
• Codice destinatario errato o mancante: causa scarti o mancati recapiti. Va chiesto e verificato al momento dell’anagrafica cliente.
• Dimenticare il bollo sulle fatture senza IVA sopra 77,47 euro: errore tipico dei forfettari.
• Confondere la data dell’operazione con la data di invio, con effetti sulla liquidazione IVA.
• Non attivare la conservazione a norma, credendo che l’archiviazione nel portale sia sufficiente.
• Non consegnare la copia di cortesia al cliente privato, che spesso non consulta l’area riservata.
• Usare ancora il TD20 per la fattura non ricevuta dal fornitore: dal 1° aprile 2025 la comunicazione si trasmette con il TD29, entro novanta giorni dal termine in cui la fattura doveva essere emessa.

10. Due esempi pratici

Esempio 1 – Forfettario che fattura a un’azienda italiana. Una consulente in regime forfettario emette una parcella di 1.500 euro. Usa il codice TD06, non espone IVA (indicando la natura dell’operazione prevista per il regime forfettario), non applica ritenuta d’acconto e, superando l’importo 77,47 euro, valorizza il bollo di 2 euro. Trasmette entro 12 giorni dalla data della parcella e verifica la ricevuta di consegna.

Esempio 2 – Acquisto di un servizio da fornitore UE. Un’impresa italiana riceve da un fornitore tedesco una fattura per servizi di consulenza, senza IVA. L’impresa deve integrare il documento con l’IVA italiana e trasmettere allo SdI un file con codice TD17 entro il quindicesimo giorno del mese successivo al ricevimento, registrandolo sia tra gli acquisti sia tra le vendite. Omettere questo passaggio significa non aver assolto la comunicazione delle operazioni transfrontaliere.

In sintesi

La fatturazione elettronica premia il metodo: anagrafiche clienti complete e verificate, controllo sistematico delle ricevute dello SdI, attenzione al tipo documento, conservazione a norma effettivamente attiva e presidio del bollo. Sono accorgimenti semplici che evitano quasi tutti i problemi. Lo Studio Ponchio è a disposizione per l’impostazione del ciclo di fatturazione, la verifica delle integrazioni da reverse charge e la gestione della conservazione.

Scarica in Word (.doc)