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Corrispettivi via software: dodici ore di mancata connessione e la cassa si blocca

Le specifiche tecniche della soluzione software per i corrispettivi sono state aggiornate alla versione 1.4 il 7 agosto 2026. Il tempo limite di mancata connessione fra punto di emissione e punto di elaborazione è stato ampliato a dodici ore: alla scadenza il punto di emissione chiude automaticamente la cassa, entra in «fuori servizio» e non emette più documenti commerciali. Cambiano anche il trattamento dei buoni pasto e i requisiti minimi dei documenti gestionali, viene rimossa la funzionalità di visualizzazione del codice QR e si chiariscono la possibilità di architetture cloud e l’ambito delle certificazioni ISO.

La soluzione software è lo strumento con cui il commerciante al minuto può memorizzare e trasmettere i corrispettivi giornalieri senza un registratore telematico. È prevista dall’articolo 24 del decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, per i dati di cui all’articolo 2, comma 1, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127; le regole tecniche sono nel provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 7 marzo 2025, prot. n. 111204, e nelle specifiche tecniche a esso allegate.

Tali specifiche sono state aggiornate. La versione 1.4 porta la data del 7 agosto 2026 e sostituisce la 1.3 del 18 dicembre 2025. La tabella delle versioni elenca sei interventi: l’opzione per il trattamento dei buoni pasto, l’ampliamento del tempo limite di mancata connessione fra punto di emissione e punto di elaborazione, la rimozione della funzionalità di visualizzazione del codice QR, i requisiti minimi dei documenti gestionali, il chiarimento sulla possibilità di prevedere architetture cloud e l’ambito di applicazione delle certificazioni ISO.

Va precisato anzitutto che cosa l’aggiornamento non comporta. Non introduce un obbligo di adottare la soluzione software, non fissa un termine di adeguamento per l’esercente e non prevede un regime transitorio. L’allineamento alla nuova versione compete al Produttore, che chiede l’approvazione della versione modificata, eventualmente in autocertificazione sottoposta al parere dell’Agenzia. Il cambio di versione, di regola, non impone all’Erogatore un nuovo accreditamento, salvo che gli interventi rendano non più validi i test di interoperabilità.

Due moduli, due responsabilità

La soluzione si compone di due moduli. Il Modulo Fiscale 1 è l’applicazione installata sul dispositivo di cassa — smart POS, personal computer, tablet — oppure fruibile in modalità cloud; il dispositivo, o l’istanza cloud, su cui il modulo opera costituisce il Punto di Emissione. Il Modulo Fiscale 2 risiede su un’infrastruttura che colloquia, mediante web service, con il sistema di accoglienza dell’Agenzia ed è il Punto di Elaborazione, gestito dall’Erogatore del servizio.

Il rapporto fra Punti di Emissione e punti cassa è regolato: ogni punto cassa deve essere collegato a un solo Punto di Emissione; un Punto di Emissione può servire più punti cassa a condizione che si trovino tutti nel medesimo punto vendita e non abbiano gestione autonoma; ogni punto vendita deve avere almeno un Punto di Emissione. È il primo elemento che incide sul dimensionamento, e quindi sul costo, per gli esercizi con più punti cassa.

Anche l’esercente ha adempimenti propri. Deve accreditarsi al Portale Fatture e Corrispettivi, anche per il tramite di un intermediario delegato, dichiarando la tipologia «Esercente con soluzione software», e deve censire tutti i propri punti di emissione, ottenendo per ciascuno un certificato di firma. Se è già accreditato, può utilizzare la soluzione software in sostituzione o in abbinamento ai registratori telematici.

Dodici ore senza connessione, poi la cassa si ferma

Spetta al Punto di Emissione e al Punto di Elaborazione, attraverso funzioni predisposte dal Produttore, verificare che durante il periodo di apertura di cassa la comunicazione fra i due non si interrompa per una durata superiore a dodici ore. Alla scadenza il Punto di Emissione effettua automaticamente la chiusura di cassa e del file di Journal, entra immediatamente in «fuori servizio» e non consente più l’emissione di nuovi documenti commerciali. Il Punto di Elaborazione, in autonomia, comunica all’Agenzia lo stato di fuori servizio.

Va precisato che si tratta di un ampliamento: la tabella delle versioni qualifica l’intervento come «ampliamento del tempo limite di mancata connessione tra PEM e PEL» — rispettivamente Punto di Emissione e Punto di Elaborazione —, cioè come un allentamento rispetto alle versioni precedenti delle specifiche, non come un vincolo nuovo. Il blocco non interviene senza preavviso: fra le informazioni che il Punto di Emissione deve poter mostrare c’è la segnalazione che mancano meno di dieci minuti al blocco.

Al ripristino della comunicazione la sequenza è ordinata: il Punto di Emissione trasferisce i documenti rimasti indietro e il Journal chiuso per effetto dell’interruzione, esce dallo stato di fuori servizio e ne dà comunicazione al Punto di Elaborazione, che a sua volta ne informa l’Agenzia; il Punto di Elaborazione produce e trasmette il corrispettivo giornaliero e restituisce la stringa di hash che consente la riapertura della cassa. Va ricordato, in vista di un controllo in loco, che il Punto di Emissione memorizza i dati di dettaglio delle operazioni per quarantotto ore dall’apertura di cassa e comunque fino al trasferimento al Punto di Elaborazione.

Quando la connessione non torna: registro di emergenza e procedura di offline

Il punto vendita non chiude. In caso di guasto o di blocco del Punto di Emissione l’esercente registra gli incassi sul registro di emergenza e segnala tempestivamente il problema all’Erogatore che gestisce il Punto di Elaborazione; a fine giornata lavorativa, e finché il dispositivo non è riparato, sostituito o nuovamente operativo, può comunicare all’Erogatore anche i dati fiscali annotati sul registro.

Se la connessione non è ripristinabile, è prevista una procedura di offline: il Punto di Emissione mette a disposizione una funzione che chiude la cassa, firma il file di Journal e trasferisce su un apparato terzo — una chiavetta USB, un palmare — i documenti non ancora trasferiti e il Journal chiuso e firmato; il Punto di Elaborazione, caricati quei documenti, produce il corrispettivo e genera il seme di apertura del nuovo Journal, che il Punto di Emissione preleva al ritorno della connessione. Le specifiche dichiarano espressamente la funzione della procedura: consentire la trasmissione «nei tempi previsti normativamente per non incorrere in sanzioni per tardiva trasmissione dei corrispettivi giornalieri».

Il termine è di dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione, ai sensi dell’articolo 2, comma 6-ter, del decreto legislativo 127/2015. Sul medesimo piano va tenuta presente un’altra scadenza tecnica: la chiusura di cassa deve essere effettuata entro ventiquattro ore dall’apertura e, quando avviene oltre la mezzanotte del giorno di apertura, i dati del Journal vanno ripartiti correttamente fra i corrispettivi giornalieri — le specifiche prevedono un elemento apposito per il cambio di giornata. È un dettaglio che diventa rilevante nei giorni a cavallo del periodo di liquidazione IVA, e riguarda in primo luogo i pubblici esercizi che chiudono dopo la mezzanotte.

Che cosa si rischia

Le specifiche indicano due esiti del controllo. In caso di mancata memorizzazione dei dati nel Punto di Elaborazione, all’esercente è notificato un processo verbale di constatazione per mancata emissione di certificazione fiscale, ai sensi dell’articolo 6, comma 3, del decreto legislativo 471/1997. E se i verificatori dell’Agenzia o della Guardia di finanza non sono messi in condizione di acquisire i dati, per esempio per indisponibilità prolungata dei servizi dell’Erogatore, il verbale è per mancato o irregolare funzionamento del misuratore fiscale — categoria nella quale ricade anche la soluzione software —, con violazione della stessa norma.

Da qui discende il senso pratico del registro di emergenza: la sua tenuta è ciò che distingue un fermo tecnico documentato da una mancata certificazione dei corrispettivi. Accanto a questa fattispecie ne vanno tenute presenti altre due: la trasmissione tardiva dei dati è sanzionata dall’articolo 11, comma 2-quinquies, del medesimo decreto, e la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio è la sanzione accessoria prevista dall’articolo 12, comma 2. Sull’entità delle sanzioni non riportiamo importi: gli articoli 6, 11 e 12 del decreto legislativo 471/1997 sono stati rivisti dal decreto legislativo 14 giugno 2024, n. 87, con effetto per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024, e l’importo applicabile va riscontrato sul testo vigente al momento della violazione. Tuttavia, il profilo che merita attenzione non è solo l’importo: il fermo che innesca la violazione può dipendere da un soggetto — l’Erogatore — diverso da quello sanzionato, che resta l’esercente. È un’asimmetria che il contratto può attenuare, ma non eliminare.

Buoni pasto: un’opzione con decorrenza vincolata

L’opzione per il trattamento dei buoni pasto si esercita nei dati di configurazione del Punto di Emissione, annotando data e ora di decorrenza. Attivazione e disattivazione hanno effetto dal momento della scelta, con un limite preciso: se nel mese in corso è già stato emesso almeno un documento commerciale a fronte del quale sono stati accettati buoni pasto, l’effetto è rinviato al primo giorno del mese successivo.

Con l’opzione attiva i buoni pasto sono accettati soltanto per operazioni soggette ad aliquota del 10 per cento e di ammontare, al lordo dell’IVA, pari o superiore alla somma del valore facciale dei buoni acquisiti. Il valore dei buoni al netto dell’IVA confluisce nel campo <NonRiscossoServizi> del blocco di riepilogo relativo all’aliquota del 10 per cento e il campo <RifNormativo> del medesimo blocco è valorizzato con «TICKET»; lo stesso valore è riportato nel file dei corrispettivi giornalieri. Il vincolo dell’aliquota unica non è formale: chi accetta buoni pasto a fronte di cessioni con aliquote diverse — è il caso ordinario della distribuzione alimentare — non trova nell’opzione una risposta. Le specifiche non disciplinano quell’ipotesi: a nostro avviso per quelle operazioni resta il trattamento ordinario del non riscosso.

Il controllo è automatico. Il blocco <Sede> del Journal riporta lo stato dell’opzione alla data di apertura e, quando l’opzione non è attiva, il Punto di Elaborazione verifica che il riferimento «TICKET» non compaia in nessuno dei documenti commerciali ricevuti: se lo trova, trasmette all’Agenzia una segnalazione, che può dare luogo ad accessi mirati. Utile sapere, infine, che lo stato corrente dell’opzione e la data e ora di decorrenza dell’attivazione o della disattivazione sono già riportati nel documento gestionale di chiusura giornaliera: la traccia esiste, non va costruita a parte.

Cloud ammesso, perimetro nell’Unione, certificazioni da mantenere

La versione 1.4 chiarisce che entrambi i moduli possono essere fruiti in modalità cloud. Il luogo, però, non è indifferente: il Punto di Elaborazione e, quando è in cloud, il Punto di Emissione devono essere localizzati all’interno dell’Unione europea. Restano fermi i requisiti di sicurezza: protocollo TLS 1.2 e mutua autenticazione con certificato X.509 per il richiamo delle API, canale di scambio privato fra Punto di Emissione e Punto di Elaborazione, controllo delle firme sui singoli documenti.

Sulle certificazioni l’aggiornamento è più incisivo di quanto la formula «ambito di applicazione» lasci intendere, ma va letto distinguendo i soggetti. Nel processo di approvazione della soluzione le certificazioni ISO 9001 e ISO 27001 sono registrate dal Produttore, devono avere un ambito di applicazione che copra l’attività svolta e devono restare valide per tutta la vita della soluzione software; se non restano valide, decadono le garanzie fiscali di tutte le soluzioni software registrate da quel Produttore. All’Erogatore le stesse certificazioni sono richieste in sede di accreditamento: il codice autorizzativo della combinazione soluzione-punto di elaborazione è assegnato soltanto dopo che l’Agenzia ne ha verificato presentazione, correttezza e validità. Non è quindi sufficiente chiedere all’Erogatore se possiede le certificazioni: la domanda utile riguarda chi le detiene, con quale ambito e con quale scadenza. E si può verificare a monte che la soluzione proposta figuri fra quelle approvate, perché l’Agenzia pubblica sul proprio sito i provvedimenti di approvazione e gestisce l’anagrafica delle soluzioni approvate.

Documenti gestionali e codice QR

I documenti gestionali devono riportare in intestazione la denominazione «Documento gestionale», la data di elaborazione, il numero di matricola del Punto di Emissione, l’identificativo della soluzione e un identificativo composto dal numero della chiusura giornaliera prevista e dal progressivo del documento. Sono emessi in formato PDF firmato PAdES con il certificato di firma del Punto di Elaborazione o del Punto di Emissione; la firma ne garantisce autenticità e integrità.

I documenti gestionali hanno funzione esclusivamente interna e non possono essere rilasciati ai clienti, coerentemente con quanto già stabilito per gli scontrini gestionali degli apparecchi misuratori fiscali (decreto ministeriale 23 marzo 1983, allegato A, punti 1.4 e 2.12, n. I, nella parte inserita dal decreto ministeriale 19 giugno 1984). È una distinzione che nella pratica quotidiana viene spesso trascurata: il documento gestionale non è il documento commerciale e non certifica l’operazione verso il cliente. Sul documento commerciale in forma elettronica ci siamo soffermati in Documento commerciale elettronico: che cosa prevede davvero l’omnibus.

La rimozione annunciata nella tabella delle versioni riguarda la funzionalità di visualizzazione del codice QR: viene meno la funzione con cui la soluzione mostrava il codice a schermo, non il codice in quanto tale. Il codice bidimensionale del documento commerciale, previsto per finalità di verifica e controllo e per la partecipazione alla lotteria istantanea, resta disciplinato dalle specifiche e dai relativi allegati.

In pratica

Chi valuta il passaggio alla soluzione software, o lo ha già compiuto, deve ripartire alcune verifiche fra i soggetti coinvolti. All’Erogatore spetta confermare che la soluzione sia allineata alla versione 1.4, indicare come sono gestiti il tempo limite di dodici ore, il preavviso di blocco e la procedura di offline, Spetta inoltre all’Erogatore documentare le certificazioni ISO presentate in sede di accreditamento e riferire ambito e scadenza delle certificazioni registrate dal Produttore della soluzione adottata. All’esercente spettano l’accreditamento al Portale Fatture e Corrispettivi e il censimento di ogni punto di emissione, con il relativo certificato di firma. Al personale addetto alla cassa deve essere data istruzione su come procedere in caso di blocco del dispositivo e su dove è custodito il registro di emergenza.

Conviene lasciare traccia documentale: l’elenco dei punti di emissione censiti con le rispettive matricole, i documenti gestionali di chiusura da cui risultano stato e decorrenza dell’opzione sui buoni pasto, le comunicazioni inviate all’Erogatore nei periodi di fermo e le annotazioni del registro di emergenza. Sono gli elementi che, in caso di controllo, collegano gli incassi del periodo ai corrispettivi trasmessi.

Un’ultima cautela riguarda i contratti. Se il rapporto con l’Erogatore si interrompe per i soli servizi di trasmissione, l’Erogatore mantiene attiva la componente dedicata alla verifica e la gestione della documentazione pregressa. Se l’interruzione riguarda anche la conservazione e l’audit, l’Erogatore deve fornire all’esercente i documenti memorizzati fino all’ultima trasmissione ricevuta dal Punto di Emissione; da quel momento la conservazione a norma, svolta fino a quel momento dall’Erogatore ai sensi del decreto ministeriale 17 giugno 2014, torna in capo all’esercente, che deve segnalare all’Agenzia, tramite l’Erogatore, di detenere lui stesso la documentazione, e i servizi di audit da remoto non sono più disponibili. Il formato della restituzione è già determinato: uno o più file Archivio in formato zip secondo le linee guida dell’Agenzia. Una clausola contrattuale che richiami quel formato e fissi i tempi di restituzione evita di doverne discutere al momento del passaggio. Nello stesso capitolo contrattuale vanno collocati i livelli di servizio che le specifiche impongono al Punto di Elaborazione per le richieste dell’Agenzia: per i dati riferiti a un periodo fino a un anno prima della richiesta, quindici minuti; da uno a tre anni, otto ore; da tre a cinque anni, quarantotto ore; oltre i cinque anni e fino ai termini di accertamento, cinque giorni.

Domande frequenti

La soluzione software sostituisce il registratore telematico?

No: la soluzione software non sostituisce il registratore telematico, né il suo impiego è obbligatorio. Sul piano ordinamentale è uno strumento che si aggiunge a quelli già regolamentati dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 28 ottobre 2016; sul piano del singolo esercente la scelta è libera, perché chi è già accreditato può utilizzarla in sostituzione o in abbinamento ai registratori telematici. Chi resta al registratore telematico continua a seguire le regole proprie di quello strumento, comprese quelle sul collegamento con gli strumenti di pagamento elettronico, di cui abbiamo scritto in POS e registratore telematico: la tolleranza del 5 per cento.

Passando alla soluzione software, non devo più collegare il POS?

L’obbligo di legge non è disapplicato. Le specifiche della soluzione software rinviano a successive disposizioni regolamentari le modalità tecniche di memorizzazione e trasmissione delle informazioni sui pagamenti elettronici: quelle regole tecniche, per questo strumento, non risultano ancora emanate. È un punto da riprendere quando saranno pubblicate.

Se la connessione manca per più di dodici ore, devo chiudere il punto vendita?

No. Il Punto di Emissione entra nello stato di fuori servizio e non emette più documenti commerciali, ma l’attività prosegue con il registro di emergenza, con segnalazione tempestiva all’Erogatore e successiva comunicazione dei dati fiscali annotati. Se la connessione non è ripristinabile si utilizza la procedura di offline, che consente di trasmettere i corrispettivi entro i termini di legge.

L’opzione sui buoni pasto si può attivare in corso di mese?

Si può esercitare in qualunque momento e ha effetto dal momento della scelta; se però nel mese in corso è già stato emesso almeno un documento commerciale con accettazione di buoni pasto, l’effetto decorre dal primo giorno del mese successivo. Data e ora di decorrenza vanno annotate nei dati di configurazione del Punto di Emissione.

Fonti

Agenzia delle entrate, Specifiche tecniche versione 1.4 del 7 agosto 2026, «Soluzione software per la memorizzazione e la trasmissione telematica dei corrispettivi», tabella delle versioni e paragrafi su architettura della soluzione, accreditamento dell’esercente, interazione fra punto di emissione e punti cassa, configurazione del punto di emissione, procedure di emergenza e di offline, documenti gestionali, sicurezza, verifica e conservazione; provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 7 marzo 2025, prot. n. 111204; decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, articolo 24 (Gazzetta Ufficiale n. 9 del 12 gennaio 2024); decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, articoli 2, comma 1, e 2, comma 6-ter; decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471, articoli 6, 11 e 12, nel testo vigente dopo il decreto legislativo 14 giugno 2024, n. 87; provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 28 ottobre 2016; provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 5 novembre 2018 e successive modificazioni, in materia di deleghe agli intermediari (servizio «Accreditamento e censimento dispositivi»); decreto ministeriale 23 marzo 1983, allegato A, nella parte inserita dal decreto ministeriale 19 giugno 1984, punti 1.4 e 2.12, n. I; decreto ministeriale 17 giugno 2014 sulla conservazione a norma.