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Trasferte: senza pagamento tracciato salta la deduzione

Dal 2025 (dal 18 giugno per parte del lavoro autonomo) vitto, alloggio, taxi e NCC pagati in contanti in Italia perdono la deduzione e la non imponibilità.

Albergo, pasto o taxi pagati in contanti in Italia costano due volte: la spesa è indeducibile e il rimborso diventa imponibile per il dipendente. L’obbligo vale però solo per le spese sostenute nel territorio dello Stato, salvo la rappresentanza.

La norma e le decorrenze

La condizione nasce dall’articolo 1, commi 81-83, della legge 30 dicembre 2024, n. 207. Il pagamento con versamento bancario o postale, o con gli altri sistemi dell’articolo 23 del d.lgs. 9 luglio 1997, n. 241, è il presupposto della non imponibilità dei rimborsi ai dipendenti (articolo 51, comma 5, TUIR) e della deducibilità delle spese di trasferta (articolo 95, comma 3-bis) e di rappresentanza (articolo 108, comma 2), anche ai fini IRAP. La disciplina si applica dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024.

L’articolo 1 del d.l. 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla legge 30 luglio 2025, n. 108, ha circoscritto la condizione alle spese «sostenute nel territorio dello Stato». Ha inoltre ridistribuito la disciplina della tracciabilità del lavoro autonomo fra gli articoli 54, 54-ter e 54-septies TUIR, che il d.lgs. 13 dicembre 2024, n. 192, aveva riscritto, e ha inserito nell’articolo 109 i commi 5-bis e 5-ter. Per questi ultimi e per le spese sostenute direttamente dal professionista, comprese quelle di rappresentanza, la decorrenza è il 18 giugno 2025; per il resto è il 1° gennaio 2025 (circolare dell’Agenzia delle entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025).

Che cosa entra e che cosa resta fuori

Rientrano vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, cioè taxi e NCC, anche prenotati tramite piattaforma; vi si aggiunge l’imposta di soggiorno (circolare n. 15/E). L’obbligo copre anche le trasferte nel comune della sede, dove l’articolo 51, comma 5, quarto periodo, TUIR tassa ogni somma, salvo le spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, che vanno pagate in forma tracciata se si tratta di taxi o NCC.

Restano fuori, ovunque, i titoli del trasporto di linea (autobus, treno, aereo, nave) e le indennità chilometriche. Sono escluse anche le altre spese, diverse da vitto, alloggio, viaggio e trasporto, rimborsate analiticamente entro 15,49 euro al giorno (25,82 per l’estero), ma solo se la trasferta è fuori dal comune.

Dalla condizione di tracciabilità posta dall’articolo 51, comma 5, ultimo periodo, TUIR sono esclusi i rimborsi spettanti dal 1° gennaio 2025 al personale delle Forze armate, delle Forze di polizia (articolo 16 della legge 1° aprile 1981, n. 121) e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco: lo prevede l’articolo 14, comma 2, del d.l. 24 febbraio 2026, n. 23, convertito dalla legge 24 aprile 2026, n. 54.

Pubblicità e sponsorizzazione non sono spese di rappresentanza, salvo gli investimenti di cui all’articolo 15, commi 2 e 3, del d.lgs. 25 marzo 2024, n. 41, sostenuti dai «concessionari di cui all’articolo 2, comma 1, lettera b)» dello stesso decreto. A qualificare in ogni caso quegli investimenti come spese di rappresentanza è l’articolo 108, comma 2-bis, TUIR, inserito dall’articolo 3, comma 3, del d.l. 26 agosto 2026, n. 153, in corso di conversione; la regola vale per le spese sostenute dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2025.

Per gli amministratori la disciplina si sdoppia. Se l’amministratore è titolare di reddito di lavoro dipendente o di collaborazione coordinata e continuativa, valgono l’articolo 95, comma 3-bis, e i limiti del comma 3, riferiti al solo vitto e alloggio (180,76 euro al giorno fuori dal comune, 258,23 all’estero); altrimenti si applica l’articolo 109, comma 5-ter, senza plafond e con vitto e alloggio deducibili al 75 per cento (comma 5).

In pratica

Per il 2025, entro il 2 novembre 2026, occorre rileggere note spese e fatture, isolare le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia prive della prova del pagamento tracciato e riprenderle in aumento in REDDITI e IRAP 2026. Non vanno riprese le spese estere né i rimborsi erogati nel 2025 per spese sostenute nel 2024.

Per i rimborsi 2025 non tracciati e non tassati servono una Certificazione Unica rettificativa e la correzione del 770, valutando il ravvedimento.

Dal 2026 la nota spese deve indicare il mezzo di pagamento e allegarne la prova (ricevuta della carta, bollettino postale, MAV, PagoPA; l’estratto conto è prova residuale). Sui rimborsi non tracciati la ritenuta va operata entro il conguaglio di fine anno. Documento fiscale, prova del pagamento e nota spese autorizzata vanno conservati fino ai termini di accertamento.

Domande frequenti

Il taxi che il dipendente ha pagato in contanti a Milano è rimborsabile?
Sì, ma il rimborso concorre al reddito del dipendente e il costo è indeducibile, anche ai fini IRAP.

Serve il pagamento tracciato per un albergo a Parigi?
No, l’obbligo riguarda le sole spese sostenute in Italia; la rappresentanza va invece tracciata ovunque.

Fonti

Articolo 1, commi 81-83, della legge 30 dicembre 2024, n. 207, che ha introdotto la condizione di tracciabilità, e comma 82 per il riflesso sull’IRAP di cui al decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446; testo vigente al 23 settembre 2026.

Articolo 1 del decreto-legge 17 giugno 2025, n. 84, convertito con modificazioni dalla legge 30 luglio 2025, n. 108, che ha circoscritto l’obbligo alle spese sostenute nel territorio dello Stato e ne ha fissato le decorrenze; testo vigente al 23 settembre 2026.

Articoli 51, comma 5, 54, 54-ter, 54-septies, 95, commi 3 e 3-bis, 108, comma 2, e 109, commi 5, 5-bis e 5-ter, del testo unico delle imposte sui redditi, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, come modificati dal decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192; testo vigente al 23 settembre 2026.

Articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, per i sistemi di pagamento ammessi; testo vigente al 23 settembre 2026.

Articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per gli autoservizi pubblici non di linea; testo vigente al 23 settembre 2026.

Articolo 14, comma 2, del decreto-legge 24 febbraio 2026, n. 23, convertito con modificazioni dalla legge 24 aprile 2026, n. 54, e articolo 16 della legge 1° aprile 1981, n. 121, per l’esclusione del personale delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco; testo vigente al 23 settembre 2026.

Articolo 1, comma 1, del decreto ministeriale 19 novembre 2008, per la nozione di spesa di rappresentanza, e articolo 15, commi 2 e 3, e articolo 2, comma 1, lettera b), del decreto legislativo 25 marzo 2024, n. 41; testo vigente al 23 settembre 2026.

Articolo 3, commi 3 e 6, del decreto-legge 26 agosto 2026, n. 153, che ha inserito il comma 2-bis nell’articolo 108 del testo unico delle imposte sui redditi: decreto in corso di conversione alla data di pubblicazione.

Agenzia delle entrate, circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, paragrafi da 1 a 5, per il perimetro oggettivo, le trasferte nel territorio comunale, la franchigia giornaliera, i mezzi di prova del pagamento e i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025 a fronte di spese del periodo d’imposta precedente.

Decreto legislativo 24 marzo 2025, n. 33, la cui applicazione è differita al 1° gennaio 2027 dal decreto-legge 31 dicembre 2025, n. 200, convertito dalla legge 27 febbraio 2026, n. 26, e decreto legislativo 19 giugno 2026, n. 117, che si applica dalla stessa data: nessuno dei due incide sul quadro qui descritto al 23 settembre 2026.