Guides du Cabinet · Facturation électronique

Facturation électronique : guide pratique

La facture électronique n’est plus une nouveauté : c’est le mode ordinaire de documentation des opérations en Italie. Pourtant, cela reste l’un des domaines où l’on commet le plus d’erreurs formelles, avec des conséquences allant du rejet du document aux sanctions. Ce guide reconstitue le fonctionnement du système, les types de documents, les délais d’émission, l’archivage, ainsi que les obligations connexes, avec les précautions pratiques qui font la différence.

Note sur les mises à jour : les normes et les sanctions citées ici sont celles en vigueur à la date de mise à jour du guide. Les seuils, les délais et les spécifications techniques du format changent avec les mesures annuelles de l’Agenzia delle Entrate et doivent être vérifiés sur les sources officielles avant toute application.

1. Qu’est-ce que le Sistema di Interscambio et comment fonctionne-t-il

La facture électronique est un fichier au format XML conforme aux spécifications de l’Agenzia delle Entrate, transmis via le Sistema di Interscambio (SdI), qui fonctionne comme un “facteur” public : il reçoit le fichier du cédant, en vérifie la conformité formelle et le remet au cessionnaire.

Le parcours de chaque document est toujours le même :

1. Le cédant prépare le fichier XML et le signe ou le transmet via son propre intermédiaire ou logiciel.
2. Le SdI effectue les contrôles formels (partita IVA existante, code destinataire valide, cohérence des montants, format des champs).
3. Si les contrôles échouent, le SdI émet un reçu de rejet: la facture est considérée comme non émise et doit être retransmise corrigée dans les 5 jours, en conservant la date et le numéro d’origine.
4. Si les contrôles sont réussis, le SdI délivre le fichier et renvoie un reçu de livraison (ou un avis d’impossibilité de livraison, avec dépôt dans l’espace réservé du destinataire).

La livraison a lieu via le code destinataire (7 caractères) ou la PEC communiqués par le client. Pour les clients dépourvus de partita IVA (consommateurs privés), on indique le code conventionnel 0000000 et l’on remet au client une copie papier ou en PDF, en l’avertissant que l’original est disponible dans son espace réservé.

2. Qui est soumis : la chronologie

L’obligation s’est étendue progressivement jusqu’à devenir généralisée :

Restent exclus de l’obligation les sujets non établis en Italie et certaines situations particulières. Il convient de rappeler l’interdiction d’émettre une facture électronique via le SdI pour les prestations sanitaires rendues à des personnes physiques, pour des raisons de protection des données de santé : ces opérations sont documentées sous forme papier ou électronique hors SdI. L’interdiction n’est plus une prorogation annuelle : l’art. 2 du D.Lgs. 81/2025 a supprimé de l’art. 10-bis du D.L. 119/2018 la référence aux différentes périodes d’imposition, la rendant structurelle et donc applicable également pour 2026. En vertu de l’art. 9-bis, comma 2, du D.L. 135/2018, l’interdiction s’étend également aux sujets non tenus à l’envoi des données au Sistema tessera sanitaria (le système italien de transmission des données sanitaires), pour les factures relatives aux prestations sanitaires rendues à des personnes physiques. L’obligation de transmission des données au Sistema tessera sanitaria demeure.

3. Les types de document (codes TD)

Le champ TipoDocumento (type de document : la balise conserve son nom italien dans le format FatturaPA) qualifie la nature de l’opération et c’est l’un des points où l’on se trompe le plus souvent. Les codes les plus fréquemment utilisés :

4. Délais d’émission

• Facture immédiate: doit être transmise au SdI dans un délai de 12 jours à compter de la date de réalisation de l’opération. Le champ “Data” (date) du fichier reste celui de l’opération, et non celui de l’envoi.
• Facture différée: pour les livraisons accompagnées d’un DDT ou pour les prestations documentées, elle est émise au plus tard le jour 15 du mois suivant celui de la réalisation, avec récapitulatif des opérations du mois.

Le respect du délai est essentiel : la date de réalisation détermine l’exigibilité de la taxe et, par conséquent, la liquidation de TVA dans laquelle le document est pris en compte.

5. Autoliquidation (reverse charge), autofactures et opérations avec l’étranger

Dans le reverse charge interne le fournisseur émet une facture sans TVA et le client intègre le document avec le taux et la taxe, en l’enregistrant à la fois dans les achats et dans les ventes : l’intégration est transmise au SdI avec le code TD16.

Si le fournisseur n’émet pas la facture dans les délais légaux, ou l’émet de manière irrégulière, le cessionnaire ou le preneur (cessionario o committente) ne doit plus acquitter la taxe ni émettre d’auto-facture. Pour les violations commises à compter du 1er septembre 2024, il doit communiquer l’omission ou l’irrégularité à l’Agenzia delle Entrate dans un délai de quatre-vingt-dix jours à compter de l’échéance à laquelle la facture aurait dû être émise, ou de la date d’émission de la facture irrégulière (art. 6, comma 8, D.Lgs. 471/1997). Le délai court à compter de l’échéance d’émission, et non de la date de l’opération : douze jours à compter de la réalisation pour la facture immédiate, le 15 du mois suivant pour la facture différée. À défaut, la sanction est de 70% de la taxe, avec un minimum de 250 euros.

La communication est transmise au SdI avec le type de document TD29, disponible depuis le 1er avril 2025. Il s’agit d’une simple communication : elle ne permet pas d’exercer la déduction de la TVA sur l’achat, elle doit être renseignée avec les données de l’opération exigées par l’art. 21, comma 2, du D.P.R. 633/1972 et porte un code destinataire à sept zéros ; la rectification s’effectue au moyen d’un nouveau TD29 de signe opposé. Le TD20 demeure l’auto-facture correcte dans deux hypothèses seulement : le reverse charge interne non acquitté par le cédant (art. 6, comma 9-bis, D.Lgs. 471/1997) et les acquisitions intracommunautaires ou assimilées pour lesquelles la facture n’arrive pas avant la fin du deuxième mois suivant celui de la réalisation, ou arrive avec une contrepartie inférieure à la contrepartie réelle (art. 46, comma 5, D.L. 331/1993).

Pour les opérations transfrontalières l’ancien esterometro a été dépassé : les données sont communiquées via le SdI. En synthèse :

• Achats à l’étranger: on transmet le document d’intégration ou l’autofattura (auto-facture) avec TD17 (services), TD18 (biens intracommunautaires) ou TD19 (biens de non-résidents déjà en Italie), au plus tard le quinzième jour du mois suivant celui de la réception du document.
• Cessions vers l’étranger: on émet une facture électronique régulière en indiquant comme code destinataire XXXXXXX (sept X) lorsque le client étranger ne dispose pas d’un canal SdI.

6. La taxe de timbre

Sur les factures électroniques sans facturation de TVA d’un montant supérieur à 77,47 euro un droit de timbre est dû de 2 euro. Cela concerne typiquement les contribuables au régime forfaitaire (regime forfettario), les opérations exonérées, non imposables, hors champ et exclues. Dans le fichier XML, il convient de renseigner le champ spécifique « Bollo virtuale ».

L’Agenzia delle Entrate met à disposition, dans l’espace réservé, deux listes : la liste A, non modifiable, avec les factures qui indiquent le droit de timbre comme acquitté, et la liste B, modifiable par le contribuable, avec celles pour lesquelles le droit de timbre est dû mais n’a pas été indiqué. Les modifications de la liste B doivent être effectuées au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre (pour le deuxième trimestre, l’échéance est reportée au 10 septembre) ; le montant dû est ensuite indiqué dans le récapitulatif de l’espace réservé. Le paiement est trimestriel :

Intervient ensuite une simplification liée au seuil de 5 000 euros : si le droit de timbre dû pour le premier trimestre est inférieur à 5 000 euros, le paiement peut être effectué au plus tard le 30 septembre ; si la somme due pour le premier et le deuxième trimestre est inférieure, au total, à 5 000 euros, le paiement peut être effectué au plus tard le 30 novembre, sans intérêts ni sanctions (art. 17, comma 1-bis, D.L. 124/2019, tel que modifié par l’art. 3 du D.L. 73/2022). La loi dit « inférieur à », alors que le guide de l’Agenzia écrit « ne dépasse pas » : pour un montant exactement égal à 5 000 euros, il est préférable de s’en tenir au texte de loi et de payer à l’échéance ordinaire. Si l’échéance tombe un jour férié, elle est reportée au premier jour ouvrable suivant.

7. L’archivage conforme

Les factures électroniques doivent être conservées de manière électronique conforme pendant 10 ans. Il ne suffit pas d’enregistrer les fichiers XML sur un disque ou dans un dossier : l’archivage conforme requiert un processus avec horodatage et un responsable de la conservation, garantissant l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité dans le temps.

L’Agenzia delle Entrate propose gratuitement le service de conservation sous réserve d’adhésion à l’accord de service dans l’espace réservé : c’est un choix pratique pour les petites structures, à condition que l’adhésion soit effectivement activée. De nombreux contribuables tiennent la conservation pour acquise parce que « les factures sont sur le portail » : c’est une confusion fréquente et risquée.

8. Les sanctions

Pour les violations commises à compter du 1er septembre 2024 s’appliquent les montants réécrits par le D.Lgs. 87/2024. Le défaut de facturation ou la facturation tardive d’opérations imposables est puni d’une sanction de 70% de la taxe afférente à la base imposable non correctement documentée ou enregistrée au cours de l’exercice, avec un minimum de 300 euros (art. 6, commi 1 et 4, D.Lgs. 471/1997). Si la violation n’a pas eu d’incidence sur la liquidation correcte de la taxe, la sanction va de 250 à 2 000 euros.

Pour les opérations non imposables, exonérées, hors champ ou en autoliquidation, la sanction est de 5% des contreparties non documentées ou non enregistrées, sous réserve du même minimum de 300 euros (art. 6, comma 2, primo periodo (première phrase), D.Lgs. 471/1997) ; si en revanche la violation n’a pas non plus d’incidence sur la détermination du revenu, s’applique la sanction fixe de 250 à 2 000 euros prévue par la seconde phrase (secondo periodo), à laquelle le minimum de 300 euros ne s’applique pas. Du côté du cessionnaire, le défaut de communication de l’omission ou de l’irrégularité de facturation est puni de 70% de la taxe, avec un minimum de 250 euros (art. 6, comma 8).

Dans tous les cas, les violations peuvent être régularisées au moyen du ravvedimento operoso, avec des réductions d’autant plus importantes que l’intervention est plus rapide. Le cas le plus délicat reste la facture rejetée et jamais retransmise : pour le fisc, cette facture n’a jamais été émise.

9. Erreurs fréquentes et bonnes pratiques

• Ignorer les accusés de réception du SdI. Ils doivent être contrôlés systématiquement : une facture rejetée et non retransmise dans les 5 jours devient une omission d’émission.
• Se tromper de code TipoDocumento, en particulier dans les intégrations au titre du reverse charge et dans les achats à l’étranger.
• Code destinataire erroné ou manquant: cela entraîne des rejets ou des non-remises. Il faut le demander et le vérifier lors de la création de la fiche client.
• Oublier le timbre sur les factures sans TVA (IVA) au-dessus de 77,47 euro : erreur typique des contribuables au régime forfaitaire (forfettari).
• Confondre la date de l’opération avec la date d’envoi, avec des effets sur la liquidation de TVA (IVA).
• Ne pas activer la conservation conforme (conservazione a norma), en croyant que l’archivage sur le portail suffit.
• Ne pas remettre la copie de courtoisie (copia di cortesia) au client particulier, qui souvent ne consulte pas l’espace réservé.
• Utiliser encore le TD20 pour la facture non reçue du fournisseur : depuis le 1er avril 2025, la communication se transmet avec le TD29, dans les quatre-vingt-dix jours à compter de l’échéance à laquelle la facture aurait dû être émise.

10. Deux exemples pratiques

Exemple 1 – Régime forfaitaire (regime forfettario) qui facture à une entreprise italienne. Une consultante au régime forfaitaire (regime forfettario) émet une note d’honoraires de 1 500 euro. Elle utilise le code TD06, n’indique pas de TVA (en mentionnant la nature de l’opération prévue pour le régime forfaitaire), n’applique pas de retenue à la source (ritenuta d’acconto) et, en dépassant le montant de 77,47 euro, valorise le droit de timbre (bollo) de 2 euro. Transmet dans les 12 jours à compter de la date de la note d’honoraires et vérifie l’accusé de réception de livraison.

Exemple 2 – Achat d’un service auprès d’un fournisseur de l’UE. Une entreprise italienne reçoit d’un fournisseur allemand une facture pour des services de conseil, sans TVA. L’entreprise doit intégrer le document avec la TVA italienne et transmettre au SdI (Sistema di Interscambio) un fichier avec le code TD17 avant le quinzième jour du mois suivant la réception, en l’enregistrant à la fois parmi les achats et parmi les ventes. Omettre cette étape signifie ne pas avoir rempli l’obligation de communication des opérations transfrontalières.

En synthèse

La facturation électronique récompense la méthode : fiches clients (anagrafiche) complètes et vérifiées, contrôle systématique des accusés de réception du SdI, attention au type de document, conservation conforme effectivement active et suivi du timbre fiscal (bollo). Ce sont des précautions simples qui évitent presque tous les problèmes. Studio Ponchio est à disposition pour la mise en place du cycle de facturation, la vérification des intégrations en autoliquidation (reverse charge) et la gestion de la conservation.

Télécharger en Word (.doc)