Informativa sulla registrazione delle telefonate

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, «GDPR»)

Questa pagina spiega quali telefonate registriamo, perché lo facciamo, per quanto tempo conserviamo le registrazioni e quali diritti Lei ha.

1. Titolare del trattamento

Studio Ponchio Società tra Professionisti Dottori Commercialisti CPA S.r.l.

• Sede legale: Via IV Novembre 33, 44021 Codigoro (FE)
• P.IVA e C.F. 01775330382, REA FE-196727
• Iscritta nella sezione speciale STP dell’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Ferrara al n. 1/S

Le nostre sedi:

• Ferrara, Via Bagaro 3, tel. 0532 450482
• Codigoro, Via IV Novembre 33, tel. 0533 710240
• Milano, Viale Elvezia 12

Per le questioni relative alla privacy può scrivere a [email protected] oppure alla PEC [email protected].

2. Quali telefonate registriamo

Registriamo tutte le telefonate in entrata e in uscita sulle linee dello Studio, cioè sui numeri fissi delle sedi e sulle app collegate al centralino. La registrazione riguarda le conversazioni con i clienti e quelle con qualsiasi altro interlocutore.

Registriamo solo le chiamate in cui la conversazione ha effettivamente inizio. I semplici squilli non vengono registrati.

Insieme alla registrazione conserviamo anche i dati della chiamata: numero chiamante, numero chiamato, data, ora e durata.

3. Come La avvisiamo

• Chiamate in entrata: prima della conversazione un messaggio vocale avvisa che «la telefonata potrà essere registrata per la qualità del servizio e la gestione di eventuali reclami».
• Chiamate in uscita: l’operatore dello Studio La avvisa a voce all’inizio della chiamata.

4. Perché registriamo

• garantire la qualità del servizio;
• gestire reclami e richieste;
• documentare le comunicazioni e gli incarichi professionali;
• accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (civile, penale, amministrativa e tributaria) e stragiudiziale.

5. Base giuridica

Il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR): poter dimostrare il contenuto delle comunicazioni e degli incarichi, migliorare il servizio e tutelare i propri diritti.

Abbiamo bilanciato questo interesse con i Suoi diritti e le Sue libertà. Riteniamo che questi restino adeguatamente tutelati perché:

• Lei viene avvisato prima che la conversazione abbia inizio;
• l’accesso alle registrazioni è riservato a poche persone autorizzate;
• i file sono protetti da misure di sicurezza adeguate (punto 8);
• Lei può sempre scegliere un altro canale, come l’email o un incontro di persona.

Se durante la telefonata Lei comunica spontaneamente dati appartenenti a categorie particolari (per esempio dati sulla salute), il trattamento si fonda sull’art. 9, par. 2, lett. f, GDPR, perché è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Il Suo consenso non è richiesto.

6. Se non desidera essere registrato

Se non desidera essere registrato, può chiudere la chiamata prima dell’inizio della conversazione e contattarci per email, per PEC oppure di persona in una delle nostre sedi.

7. Per quanto tempo conserviamo le registrazioni

Conserviamo ogni registrazione, con i relativi dati della chiamata, per 10 anni dalla data della chiamata. È il termine ordinario di prescrizione (art. 2946 del Codice civile) che vale per i rapporti professionali.

Se è in corso un contenzioso, la conservazione può proseguire, quando necessario, fino alla sua conclusione. Al termine le registrazioni vengono cancellate.

8. Sicurezza e integrità

I file sono conservati su sistemi dello Studio: il centralino interno, i server e l’archivio di rete delle nostre sedi. Vi accedono solo il Titolare e le persone da esso autorizzate.

Per dimostrare che le registrazioni non sono state alterate, calcoliamo per ciascuna un’impronta informatica (hash SHA-256) e chiediamo una marca temporale a servizi di validazione temporale: DigiCert (Stati Uniti) e FreeTSA (Germania). A questi servizi inviamo soltanto l’impronta. L’impronta non contiene la conversazione e non permette di ricostruirla.

9. A chi possono essere comunicati i dati

• alle persone autorizzate dello Studio;
• ai fornitori di assistenza tecnica, quando necessario, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR);
• ad avvocati, consulenti tecnici, autorità giudiziarie e autorità di controllo, quando serve per le finalità indicate al punto 4.

I dati non vengono diffusi. Le registrazioni non vengono trasferite fuori dall’Unione europea. Al servizio con sede negli Stati Uniti viene inviata solo l’impronta informatica descritta al punto 8.

10. I Suoi diritti

In base agli artt. 15-22 GDPR Lei può esercitare questi diritti:

• accesso ai Suoi dati, compreso il diritto di ricevere copia della registrazione della Sua telefonata (art. 15);
• rettifica, dove applicabile (art. 16);
• cancellazione e limitazione del trattamento, nei limiti previsti dalla legge (artt. 17 e 18);
• opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21). In questo caso lo Studio smette di trattare i dati, a meno che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti oppure che i dati servono per accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio.

Per esercitare i Suoi diritti scriva a [email protected] o alla PEC [email protected]. Per trovare più facilmente la registrazione, Le chiediamo di indicare il numero di telefono utilizzato e la data approssimativa della chiamata. Risponderemo entro i termini previsti dall’art. 12 GDPR.

Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

11. Aggiornamento

Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina. Per i dati raccolti tramite il sito vale l’informativa sulla privacy.

Ultimo aggiornamento: 18 ottobre 2026.