Information sur l’enregistrement des appels téléphoniques

conformément à l’article 13 du Règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données, « RGPD »)

Ce texte est une traduction. Seule la version italienne fait foi.

Cette page vous explique quels appels nous enregistrons, pour quelles raisons, combien de temps nous conservons les enregistrements et quels sont vos droits.

1. Responsable du traitement

Studio Ponchio Società tra Professionisti Dottori Commercialisti CPA S.r.l. (le « Cabinet »)

• Siège social : Via IV Novembre 33, 44021 Codigoro (FE), Italie
• Numéro de TVA et code fiscal : 01775330382, REA (registre des informations économiques et administratives) n° FE-196727
• Inscrit à la section spéciale des sociétés entre professionnels (STP) de l’Ordre des experts-comptables de Ferrare sous le n° 1/S

Nos bureaux :

• Ferrare, Via Bagaro 3, tél. +39 0532 450482
• Codigoro, Via IV Novembre 33, tél. +39 0533 710240
• Milan, Viale Elvezia 12

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez écrire à [email protected] ou à notre adresse de courrier électronique certifié (PEC) [email protected].

2. Quels appels nous enregistrons

Nous enregistrons tous les appels entrants et sortants sur les lignes du Cabinet, c’est-à-dire les numéros fixes de nos bureaux et les applications reliées à notre standard. Cela concerne les conversations avec nos clients comme avec toute autre personne.

Seuls les appels ayant donné lieu à une conversation sont enregistrés. Les simples sonneries ne le sont pas.

Avec chaque enregistrement, nous conservons les données de l’appel : numéro appelant, numéro appelé, date, heure et durée.

3. Comment nous vous informons

• Appels entrants : avant le début de la conversation, un message vocal vous informe que l’appel peut être enregistré pour la qualité du service et le traitement d’éventuelles réclamations.
• Appels sortants : notre collaborateur vous en informe oralement au début de l’appel.

4. Pourquoi nous enregistrons les appels

• garantir la qualité de notre service ;
• traiter les réclamations et les demandes ;
• conserver une trace des échanges et des missions professionnelles ;
• constater, exercer ou défendre des droits en justice (procédures civiles, pénales, administratives et fiscales) et hors procédure judiciaire.

5. Base juridique

Le traitement repose sur l’intérêt légitime du Cabinet (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD) : pouvoir prouver le contenu des échanges et des missions confiées, améliorer le service et protéger ses droits.

Nous avons mis en balance cet intérêt avec vos droits et libertés. Nous estimons que ceux-ci restent suffisamment protégés, car :

• vous êtes informé avant le début de la conversation ;
• l’accès aux enregistrements est réservé à un nombre restreint de personnes autorisées ;
• les fichiers sont protégés par des mesures de sécurité appropriées (point 8) ;
• vous pouvez toujours choisir un autre moyen de contact, comme le courrier électronique ou un rendez-vous.

Si, au cours de l’appel, vous communiquez spontanément des catégories particulières de données (par exemple des données de santé), le traitement repose sur l’article 9, paragraphe 2, point f, du RGPD, car il est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

Votre consentement n’est pas requis.

6. Si vous ne souhaitez pas être enregistré

Si vous ne souhaitez pas être enregistré, vous pouvez raccrocher avant le début de la conversation et nous contacter par courrier électronique, par PEC ou en personne dans l’un de nos bureaux.

7. Durée de conservation

Chaque enregistrement est conservé, avec les données de l’appel, pendant 10 ans à compter de la date de l’appel. Cette durée correspond au délai de prescription de droit commun prévu par l’article 2946 du Code civil italien, applicable aux relations professionnelles.

En cas de litige en cours, la conservation peut être prolongée, si nécessaire, jusqu’à sa conclusion. Les enregistrements sont ensuite supprimés.

8. Sécurité et intégrité

Les fichiers sont conservés sur les systèmes du Cabinet : le standard interne, les serveurs et le stockage en réseau de nos bureaux. Seuls le responsable du traitement et les personnes qu’il a autorisées y ont accès.

Pour pouvoir démontrer qu’un enregistrement n’a pas été modifié, nous calculons pour chacun une empreinte numérique (hachage SHA-256) et faisons apposer un horodatage par des services d’horodatage : DigiCert (États-Unis) et FreeTSA (Allemagne). Seule l’empreinte est transmise à ces services. Elle ne contient pas la conversation et ne permet pas de la reconstituer.

9. Destinataires des données

• les personnes autorisées du Cabinet ;
• les prestataires d’assistance technique, si nécessaire, désignés comme sous-traitants (article 28 du RGPD) ;
• les avocats, experts techniques, autorités judiciaires et autorités de contrôle, lorsque cela est nécessaire aux finalités indiquées au point 4.

Vos données ne sont jamais rendues publiques. Les enregistrements ne sont pas transférés hors de l’Union européenne. Seule l’empreinte numérique décrite au point 8 est transmise au service établi aux États-Unis.

10. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• accès à vos données, y compris le droit d’obtenir une copie de l’enregistrement de votre appel (article 15) ;
• rectification, le cas échéant (article 16) ;
• effacement et limitation du traitement, dans les limites prévues par la loi (articles 17 et 18) ;
• opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime (article 21). Dans ce cas, le Cabinet cesse de traiter vos données, à moins qu’il ne démontre des motifs légitimes et impérieux, ou que les données ne soient nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Pour exercer vos droits, écrivez à [email protected] ou à [email protected]. Pour nous aider à retrouver l’enregistrement, merci d’indiquer le numéro de téléphone utilisé et la date approximative de l’appel. Nous vous répondrons dans les délais prévus par l’article 12 du RGPD.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité italienne de protection des données, le Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

11. Mise à jour

La présente information peut être mise à jour. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page. Les données collectées par le site sont régies par notre politique de confidentialité.

Dernière mise à jour : 18 octobre 2026.