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IVA pagata in un altro Stato UE nel 2025: il rimborso si chiede entro il 30 settembre

Carburante, pedaggi, alberghi, noleggi e fiere all’estero: l’imposta pagata nel 2025 in un altro Stato membro si recupera con un’istanza telematica all’Agenzia delle entrate, da trasmettere entro mercoledì 30 settembre 2026. Il termine è a pena di decadenza, la spesa deve dare diritto alla detrazione in Italia, pro rata compreso, e l’IVA deve essere rimborsabile secondo le regole dello Stato estero; i contribuenti forfetari ne sono esclusi.

L’impresa o il professionista con partita IVA italiana che nel 2025 ha pagato l’IVA in un altro Stato dell’Unione europea, per esempio su carburante, pedaggi, alberghi, noleggi o ingressi a fiere, può chiederne il rimborso a quello Stato entro mercoledì 30 settembre 2026. L’istanza non si presenta all’amministrazione estera: si trasmette in via telematica all’Agenzia delle entrate, che la inoltra allo Stato di rimborso. Il termine è a pena di decadenza. Chi lo lascia scadere non dispone di procedure alternative: l’imposta estera resta a suo carico, e la sua deducibilità come costo, quando il rimborso è perso per decadenza, non è pacifica.

La norma e il termine

La disciplina nazionale è contenuta nell’articolo 38-bis1 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, introdotto dal decreto legislativo 11 febbraio 2010, n. 18, in recepimento della direttiva 2008/9/CE del Consiglio, del 12 febbraio 2008. Le modalità operative sono fissate dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 1° aprile 2010, prot. n. 53471/2010. Il termine discende dall’articolo 15 della direttiva: la richiesta va presentata allo Stato di stabilimento al più tardi il 30 settembre dell’anno civile successivo al periodo di riferimento. Per le spese del 2025 la scadenza è quindi il 30 settembre 2026, che quest’anno cade di mercoledì. Non si pone perciò alcuna questione di slittamento al giorno lavorativo successivo.

La natura del termine è decadenziale. Le risposte dell’Agenzia alle domande frequenti (risposta n. 37, versione del 12 luglio 2010) precisano che un’istanza scartata dal sistema e ritrasmessa dopo la scadenza è comunque tardiva. Il file, del resto, si intende presentato nel giorno in cui l’Agenzia ne completa la ricezione. La richiesta, inoltre, si considera presentata solo se contiene tutte le informazioni previste dagli articoli 8, 9 e 11 della direttiva: un’istanza priva dei dati obbligatori non vale a rispettare il termine. Non conviene perciò attendere l’ultimo giorno, né contare su margini di tolleranza che non esistono.

Il procedimento resta in capo all’Agenzia anche nella fase dell’inoltro. Se la richiesta è ammissibile, l’Agenzia la trasmette allo Stato di rimborso entro quindici giorni dalla ricezione, come prevede il provvedimento del 2010. Da quel momento ogni rapporto, comprese le richieste di chiarimenti, si intrattiene con l’amministrazione estera.

Chi può chiedere il rimborso e chi è escluso

Può presentare l’istanza il soggetto passivo stabilito in Italia che nel periodo di riferimento non aveva nello Stato di rimborso né la sede né una stabile organizzazione, e che non vi ha effettuato cessioni di beni o prestazioni di servizi. Fanno eccezione le prestazioni di trasporto e i relativi servizi accessori, quando sono esenti, e le operazioni per le quali l’imposta è dovuta dal committente o dal cessionario con l’inversione contabile. Non impediscono il rimborso nemmeno le vendite e le prestazioni dichiarate in quello Stato con i regimi speciali OSS o IOSS: per l’IVA sugli acquisti l’operatore resta ammesso al rimborso. Chi invece effettua nello Stato estero altre operazioni imponibili, e vi è perciò identificato ai fini IVA, recupera l’imposta nella dichiarazione di quello Stato, non con questa procedura.

L’articolo 38-bis1, comma 2, elenca i casi in cui l’Agenzia non inoltra la richiesta: nessuna attività d’impresa, arte o professione nel periodo; soltanto operazioni esenti o non soggette senza diritto alla detrazione; regime dei contribuenti minimi; regime speciale dei produttori agricoli. Il mancato inoltro è notificato, entro quindici giorni dalla ricezione, con un provvedimento motivato, impugnabile davanti alla giustizia tributaria. Lo stesso accade quando la richiesta non supera i controlli formali previsti dal provvedimento del 2010.

I contribuenti in regime forfetario non sono nominati dall’articolo 38-bis1, ma restano ugualmente esclusi. L’articolo 18, paragrafo 1, lettera c), della direttiva vieta allo Stato di stabilimento di inoltrare la richiesta di chi beneficia della franchigia per le piccole imprese, e il regime forfetario è l’applicazione italiana di quella franchigia. Lo stesso esito discende dall’articolo 6 della direttiva, che subordina il rimborso allo svolgimento di operazioni con diritto alla detrazione: il forfetario, ai sensi dell’articolo 1, comma 58, secondo periodo, della legge 23 dicembre 2014, n. 190, non detrae l’IVA sugli acquisti.

Quale IVA si recupera

Sul rimborso incidono due ordini di regole. Il primo è quello dello Stato di rimborso: secondo l’articolo 5 della direttiva, il diritto si determina in base alla disciplina della detrazione applicata da quello Stato. Se la legge estera esclude o limita la detrazione per una categoria di spesa, l’IVA relativa non si recupera nemmeno con il rimborso. Il secondo è quello italiano, e riguarda il richiedente, non la singola spesa: gli acquisti devono servire a operazioni che in Italia danno diritto alla detrazione. Chi effettua anche operazioni esenti ottiene il rimborso nei limiti della percentuale di detrazione calcolata secondo le regole italiane. Se a fine anno la percentuale definitiva si discosta da quella provvisoria, occorre comunicare la rettifica agli Stati di rimborso entro l’anno civile successivo.

Resta fermo che la spesa deve essere inerente all’attività. La trasferta del dipendente, la partecipazione a una fiera o l’esecuzione di un incarico all’estero vanno documentate. È la stessa documentazione che serve per dedurre le spese di trasferta ai fini delle imposte sui redditi.

Importi minimi, periodo e fatture

Il periodo di riferimento non può superare l’anno civile né essere inferiore a tre mesi, salvo che si tratti della parte residua dell’anno. Gli importi minimi sono fissati dall’articolo 17 della direttiva: per un periodo inferiore all’anno, ma non inferiore a tre mesi, l’IVA richiesta deve ammontare ad almeno 400 euro; per l’anno civile, o per la sua parte residua, ad almeno 50 euro. Un’istanza trimestrale con 380 euro di imposta non è quindi ammissibile, mentre gli stessi 380 euro possono confluire nell’istanza annuale.

Per ogni fattura si indicano il fornitore con la sua partita IVA, la data e il numero, l’imponibile e l’imposta espressi nella valuta dello Stato di rimborso e il codice merceologico della spesa. Tra le dieci categorie previste dall’articolo 9 della direttiva figurano il carburante, il noleggio di mezzi di trasporto, i pedaggi, l’alloggio, la ristorazione e l’ingresso a fiere ed esposizioni. Lo Stato di rimborso può esigere la copia elettronica delle fatture con imponibile pari o superiore a 1.000 euro, o a 250 euro per il carburante. È una facoltà di quello Stato, non un obbligo generale. Le scelte dei singoli Stati si leggono nella tabella delle preferenze pubblicata dall’Agenzia, che indica anche se lo Stato chiede i sottocodici di spesa, il codice di attività e la lingua in cui descrivere l’attività e i beni.

Dopo l’invio: tempi, informazioni, ricorsi

Lo Stato di rimborso decide entro quattro mesi dalla ricezione. Se chiede informazioni aggiuntive, il richiedente deve fornirle entro un mese dal ricevimento della richiesta. Lo Stato decide allora entro due mesi dalla risposta, o dalla scadenza del mese concesso, e dispone comunque di almeno sei mesi dalla ricezione dell’istanza; se chiede ulteriori informazioni, la decisione va presa entro otto mesi. Il pagamento avviene entro dieci giorni lavorativi dalla scadenza del termine di decisione; se tarda, sono dovuti gli interessi alle condizioni degli articoli 26 e 27 della direttiva. La mancata risposta nel mese concesso espone al rigetto e fa perdere il diritto agli interessi.

Contro il rifiuto si ricorre nello Stato di rimborso, nelle forme e nei termini previsti per le richieste di rimborso dei soggetti stabiliti in quello Stato. Se lo Stato non decide nei termini, il richiedente può esperire i rimedi che la legge di quello Stato prevede contro l’inerzia; dove questi mancano, il silenzio vale come rifiuto, e da quel momento occorre verificare i termini di ricorso.

Dopo che l’Agenzia l’ha inoltrata allo Stato di rimborso, l’istanza si può rettificare presentandone una correttiva, che può modificare tutti i dati tranne lo Stato di rimborso, la partita IVA, il codice carica e il periodo: si possono togliere fatture, non aggiungerne. Le fatture dimenticate in un’istanza trimestrale si recuperano con l’istanza annuale, da presentare entro il 30 settembre. Chi ha già presentato l’istanza annuale, invece, secondo le risposte dell’Agenzia non può presentarne una seconda per lo stesso anno: l’istanza annuale relativa al 2025 va quindi trasmessa solo dopo aver raccolto tutte le fatture.

Gran Bretagna e Irlanda del Nord

Dopo l’uscita del Regno Unito dall’Unione, l’IVA pagata in Gran Bretagna non si recupera con questa procedura. Le regole britanniche prevedono un periodo di riferimento dal 1° luglio al 30 giugno e una domanda da presentare entro il 31 dicembre successivo, con il modulo VAT65A, allegando il certificato di soggetto passivo rilasciato dall’amministrazione dello Stato di stabilimento. Gli importi minimi sono di 130 sterline per un periodo di almeno tre mesi e di 16 sterline per l’anno. Per le spese sostenute tra luglio 2025 e giugno 2026 il termine è quindi il 31 dicembre 2026. Per i soli beni acquistati in Irlanda del Nord da fornitori identificati con il prefisso XI vale invece la procedura dell’Unione, con istanza all’Agenzia entro il 30 settembre. In questa procedura le fatture che comprendono servizi sono respinte.

Dal 1° gennaio 2027

L’articolo 38-bis1 resta la norma applicabile alle istanze di quest’anno. Dal 1° gennaio 2027 la disciplina passerà all’articolo 117 del testo unico dell’imposta sul valore aggiunto, approvato con il decreto legislativo 19 gennaio 2026, n. 10, in vigore dal 31 gennaio 2026. Il nuovo testo riproduce l’impianto attuale e non menziona più, tra i casi di mancato inoltro, il regime dei contribuenti minimi.

In pratica

Entro il 30 settembre 2026 occorre:

• individuare le fatture estere del 2025 con IVA addebitata, distinguendole per Stato, perché si presenta un’istanza per ciascuno Stato di rimborso;
• verificare che l’imposta chiesta a ciascuno Stato ammonti ad almeno 50 euro per l’anno 2025 e che l’IVA sulla spesa sia detraibile secondo la legge di quello Stato;
• consultare la tabella delle preferenze per sapere quali copie di fattura allegare e quali codici indicare;
• trasmettere l’istanza con Entratel o Fisconline, direttamente o tramite un intermediario abilitato, con il codice di attività, l’IBAN e il BIC;
• controllare subito le ricevute e rispondere entro un mese alle eventuali richieste dello Stato estero.

Occorre conservare le fatture, la documentazione dell’inerenza, le ricevute telematiche e la corrispondenza con l’amministrazione estera. L’IVA estera non entra nella dichiarazione IVA italiana. Per la detraibilità dell’IVA sulla singola spesa conta la legge dello Stato di rimborso; le regole italiane rilevano solo per il diritto del richiedente e per la sua percentuale di detrazione.

Domande frequenti

Nel 2025 ho pagato in Francia 300 euro di IVA su carburante e pedaggi. Posso ancora chiederne il rimborso?

Sì, con un’istanza annuale riferita al 2025 da trasmettere all’Agenzia delle entrate entro mercoledì 30 settembre 2026, ma solo nei limiti in cui la legge francese ammette la detrazione di quelle spese. Per il carburante la detraibilità dipende dal tipo di veicolo e di carburante e va verificata prima di compilare l’istanza. Per l’anno intero la soglia minima è di 50 euro. Se la Francia lo richiede nella tabella delle preferenze, per le fatture di carburante con imponibile pari o superiore a 250 euro va allegata la copia elettronica.

Sono in regime forfetario: posso recuperare l’IVA pagata su un albergo in Spagna?

No. La direttiva esclude chi beneficia della franchigia per le piccole imprese, di cui il regime forfetario è l’applicazione italiana, e il forfetario non detrae l’IVA sugli acquisti. L’imposta estera resta a suo carico.

Se il 30 settembre la mia istanza viene scartata dal sistema, posso ritrasmetterla il giorno dopo?

Secondo l’Agenzia delle entrate, l’istanza scartata e ritrasmessa dopo la scadenza è tardiva. Conviene quindi trasmetterla con alcuni giorni di anticipo e controllare subito le ricevute. Diverso è il caso di un’istanza trasmessa in tempo, pervenuta allo Stato di rimborso ma rimasta illeggibile per un malfunzionamento tecnico non imputabile al richiedente. Con la sentenza del 12 marzo 2026, causa C-527/24, resa su un rimborso chiesto all’Italia da un soggetto stabilito in un altro Stato membro, la Corte di giustizia ha escluso che in tale ipotesi il richiedente possa essere privato sia del rimborso sia dell’accesso al giudice contro l’inerzia dell’amministrazione dello Stato di rimborso. La pronuncia non riguarda l’istanza scartata con ricevuta, che resta non presentata.

Fonti

Articolo 38-bis1 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, introdotto dal decreto legislativo 11 febbraio 2010, n. 18, testo vigente al 24 settembre 2026 (Normattiva), in vigore fino al 31 dicembre 2026.

Direttiva 2008/9/CE del Consiglio, del 12 febbraio 2008, articoli 3, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 26 e 27.

Articolo 48 del regolamento (UE) n. 904/2010 del Consiglio, del 7 ottobre 2010, sull’inoltro delle richieste di rimborso allo Stato membro di rimborso.

Agenzia delle entrate, provvedimento del Direttore del 1° aprile 2010, prot. n. 53471/2010; risposte alle domande frequenti sui rimborsi IVA UE, versione del 12 luglio 2010 (nn. 24-27, 37 e 38); scheda sulla richiesta di rimborso da soggetti italiani per l’IVA versata in un altro Stato UE.

Articolo 1, comma 58, della legge 23 dicembre 2014, n. 190.

Articolo 117 del testo unico dell’imposta sul valore aggiunto, approvato con il decreto legislativo 19 gennaio 2026, n. 10, applicabile dal 1° gennaio 2027.

Corte di giustizia dell’Unione europea, sentenza del 12 marzo 2026, causa C-527/24.

HM Revenue and Customs, VAT Notice 723A, sui rimborsi alle imprese non stabilite nel Regno Unito, e guida sui rimborsi IVA per l’Irlanda del Nord.